Moderní administrativa 21. století

V čem se liší moderní administrativa od administrativy dřívější či běžné?

Klíčovým slovem pro kancelář moderní doby je pohyb. V dnešním prostředí neustálých změn, vysokých nároků na flexibilitu, větší samostatnost a aktivitu, nových typů a forem spolupráce a komunikace se mění i nároky na organizaci a vybavení pracovních míst.

Hlavními trendy jsou snižování nákladů, flexibilita, úzká specializace vybraných pracovišť , vysoká pracovní mobilita u některých oborů, snižování nároků na pracovní plochu.

Některé typy pracovních pozic jako jsou projektoví manažeři, konzultanti, různé typy pozic obchodníků, auditoři aj., stráví až 70 % svého času mimo kancelář a jejich kancelářemi se stávají firemní auta. Bylo zjištěno, že i asistentka tráví 20 % svého času mimo své pracoviště.

Se změnami v organizaci firem a organizace práce všeobecně se vytvářejí tzv. „hotelové“ typy kanceláří. Některé kategorie pracovních míst nemají stálé pracoviště a o pracovní prostory se dělí se svými kolegy.

Touch down je typ pracoviště ke krátkodobému použití, mnohdy pouze pro využití elektřiny, internetu a intranetu a není neobvyklé ani dispoziční řešení pro práci ve stoje

Hot desk je sdílené pracoviště pro krátkodobou práci na max. ½ dne s možností rychlého přístupu k informacím a vybavené speciálním software. Na rozdíl od touch down si sem pracovníci přinášejí svoje poznámky, písemnosti a materiály, se kterými pracují a následně je zase z tohoto pracoviště odnášejí.

Focus room je exponované pracoviště určené k náročné práci s vysokým pracovním nasazením a nároky na koncentraci. Pracoviště je vizuálně a zvukově oddělené od okolních prostor, je vybaveno datovými, elektrickými zdroji a telefonní linkou. Práce zde má většinou krátkodobý charakter a využívají jí externí konzultanti a auditoři.

Relax je prostor určený k pracovním činnostem s vysokým stupněm autonomie, s možností interakcí. Vyznačuje se neformálností, variabilitou, uzpůsobený pro neformální a moderované diskuze, workshopy a brainstormingy. Připojení na podnikové informační systémy je samozřejmostí. Některé firmy tyto prostory zařizují i vybavením pro zábavu pracovníků, např. biliárem, a následně takový prostor slouží i k popracovním setkáním, které mají za účel zajišťovat neformální pracovní brainstorming, teambuilding a vzájemnou komunikaci mezi jednotlivými pracovníky a odděleními.

Dnešní doba přináší dále především mnohem větší nároky na jazykovou vybavenost a IT „gramotnost“ administrativních pracovníků. Do jazykovou vybavenost můžeme již dnes paradoxně zařadit i úroveň znalosti českého (tedy ve většině případů – mateřského jazyka), jako prostředku komunikace slovem i písmem na patřičné úrovni.

Nejnovější průzkumy totiž ukazují, že úroveň znalosti českého jazyka z pohledu gramatiky, rétoriky a schopnosti rozumět a pracovat s nepřehlednými texty u mladší generace dramaticky klesá. Ne náhodou se v rámci vzdělávacích kurzů v poslední době zvyšuje počet nabízených kurzů s tématikou komunikace.

Otázka IT znalostí a dovedností je velice dynamicky se měnící oblastí. Zde je nutné zdůraznit, že dnešní doba klade na všechny pracovníky vysoké nároky v oblasti schopnosti udržení si tzv. kontaktu s dobou. Nejen v této oblasti je nutnost průběžného vzdělávání.

Moderní doba dále klade zvýšené nároky na orientaci administrativních pracovníků v otázkách kontaktu se státními institucemi a jejich přehled v oblasti legálních procedur podnikatelské činnosti.

Z pohledu sociologického je zřetelné posílení pozice žen ve společnosti, jejich dravosti, karierního zaměření a schopnosti plánovat a rozhodovat o sobě samých i o pracovních a osobních tématech. Tento pozitivní fakt je ovšem mnohdy laiky slučován m.j. s lepší schopností žen tzv. asertivně komunikovat. Etiketa, hostitelské dovednosti a schopnost přizpůsobit se hierarchii a běžným situacím je ovšem podstatná nadále - jak pro ženy, tak pro muže.

Standardní náplní firemní administrativy jsou nadále následující pracovní úkoly:

• zajištění pozitivního, případně firemní kultuře patřičně odpovídajícího, dojmu
• okolního světa při kontaktu s Vaší firmou
• uplatňování systémů a norem ve firmě
• úprava interních i externě využívaných dokumentů v jednotném stylu
• manipulace s dokumenty
• využívání prostředků moderní komunikace
• společenský styk a hostitelské dovednosti
• ochrana firmy a jejích představitelů před „zloději času“
• využívání znalosti cizích jazyků a zvyklostí při komunikaci s okolním světem
• organizování času a programu kolegů, pracoviště
• komunikace s externími dodavateli zboží a služeb a státními institucemi pro zajištění chodu firmy

Šetříme !

Pro moderní administrativu je velmi důležitá schopnost orientace a efektivní komunikace s externími dodavateli zboží či služeb.

Konkrétní tipy a triky jak firmě svého zaměstnavatele ušetřit peníze přeneseme v některém z dalších příspěvků.