Profesionální asistentka nad zlato- základní schopnosti asistentky

Pokud někdy byly doby, kdy práce asistentky spočívala „ve vaření kávy a rozdávání úsměvů“, pak jsou neodvratně pryč. Vzhledem k tomu, že až devadesát procent telefonátů končí na jejím stole, je asistentka první referenční osobou, se kterou přijde člověk „zvenku“ do kontaktu. O osobních návštěvách nemluvě. V mnohých případech představu o vaší společnosti vytváří právě ona.

Velmi tedy záleží na jejím způsobu vyjadřování, vstřícnosti a schopnosti být i příjemnou hostitelkou. Chránit čas svého šéfa mnohdy znamená být neústupná i laskavá zároveň. To vyžaduje velkou dávku diplomacie i loajality. Postoje asistentky ovlivňují nejen náhled okolního světa na naši společnost, ale také výkonnost manažera a často i celého týmu. Jen těžko budeme hledat prosperující společnost, která se dnes obejde bez profesionální asistentky.

Mezi základní schopnosti takové asistentky patří zejména:

I. Schopnost dokonalé organizace
Hlavním úkolem asistentky je stručně řečeno „zvládnout maximum pracovních úkolů z různých oblastí za minimální čas“ :

• běžně jednu asistentku „úkoluje“ více manažerů či kolegů
• pravidelně všichni vše potřebují nejlépe ihned
• běžně uprostřed rozdělané práce zazvoní telefon
• po jeho vyřízení nebývá snadné navázat přesně tam, kde byl předchozí úkol přerušen
• čas běží a noční můrou každé svědomité asistentky je představa, že skrze stále valící se povinnosti zapomene některý důležitý úkol dokončit včas.

V takové chvíli je umění zachovat chladnou hlavu a určit si správně priority. Mnohdy se musí asistentka vyrovnat nejen se stresem, ale i s nepříliš vybíravým chováním kolegů, kteří jí dávají otevřeně najevo, že jimi zadaný úkol „je ten nejdůležitější“.

II. Schopnost rychlé reakce
Asistentka bývá často pod obrovským tlakem:

• na jednom uchu má svého šéfa, který jí právě přiděluje důležitý úkol
• na druhém obchodního zástupce, který neodkladně potřebuje získat telefonní číslo na svého nového klienta
• před jejím stolem čeká na zpracované podklady obchodní ředitel
• a za dveřmi stepují dva řidiči, kteří chtějí vyúčtovat cesťáky…

V ten okamžik mají všichni stejný pocit, že právě JIM by se měla asistentka věnovat, protože pospíchají. Nálada klesá. To má za následek, že asistentka nebojuje jen s tím, jak to udělat, aby všem co nejrychleji vyhověla, ale musí ovládnout emoce. Ty své i těch ostatních.

III. Schopnost vyřešit „nemožné“
Čím výše postavený manažer, tím má více nápadů, které potřebuje zrealizovat okamžitě či na poslední chvíli. A tak se snadno stane, že od asistentky očekává, že „zázraky bude dělat na počkání a nemožné do tří dnů...“

Mezi takové úkoly může patřit například:

• zabezpečení kvalitního ubytování ze dne na den v době výstav a veletrhů
• nebo vymalování šéfovské kanceláře ze dne na den...

Pokud se asistentka nezhroutí již při vyřčení takového úkolu, zaručeně jí na náladě nepřidá prvních deset telefonátů na dodavatele takové služby. Jak to tak bývá: všude je obsazeno a žádná z firem není schopna tak rychle reagovat na její požadavek...

V tu chvíli má volbu: buď se zhroutí, nebo to zvládne. Uměním řešit takové situace s lehkostí a pozitivním výsledkem se stává asistentka skutečným pokladem pro svoji firmu…

PROFESIONÁLNÍ ASISTENTKA
– ví, jak se správně zbavit stresu a zmatku
– dokáže svému šéfovi ušetřit až 50 % času
– hravě zastane každodenní činnosti
– udrží kontrolu nad započatými úkoly
– efektivně filtruje podstatné od nepodstatného

Zdroj: clovekaobchod.cz

PROGRAM PROFESIONÁLNÍ ASISTENTKA - SEMINÁŘ

1. TEORETICKÁ ČÁST

A. KOMUNIKACE
– komunikační nástroje
– práce s emocemi
– jak vytvářet porozumění
– filtrování telefonátů a zvládání konfliktních situací nejen po telefonu

B. KONTROLA
– schopnost dosahovat naplánovaných výsledků
– jak úspěšně řídit čas svého šéfa
– jak úspěšně dokončovat rozpracované projekty

C. EFEKTIVITA
– proč používat písemnou komunikaci
– jak efektivně zpracovávat administrativu
– příprava podkladů pro rozhodování šéfa

2. PRAKTICKÁ ČÁST
– nácvik dovednosti používat získané nástroje v každodenní praxi

Informujte se na www.krcteam.cz