Rozhovor s „multifunkční“ ženou

Po rozhovoru s Ivanou Pátkovou, asistentkou generálního ředitele zahraniční společnosti jsem si uvědomila, co všechno má asistentka v náplni práce.

Ivana Pátková (32 let) nastoupila do firmy v roce 2003 na pozici asistentky generálního ředitele. Zajímá vás, jak se o tom místě dozvěděla? „Nabídla mi ho personální agentura,“ vysvětlila mi Ivana a dodala, že prošla složitým a poměrně dlouhým výběrovým řízením. Podotkla jsem, že pro práci v zahraniční firmě je asi důležitá excelentní znalost minimálně jednoho světového jazyka. „Jazykové znalosti byly jednou z hlavních podmínek mého přijetí. Musím říct,že jsem si je během prvních měsíců opravdu utužila, protože mým šéfem byl Rakušan.“ Ivana mi potvrdila, že je u nich základním komunikačním jazykem angličtina – koneckonců je to americká firma …

Pro svého současného šéfa pracuje Ivana více jak pět let. Trvalo prý jim asi rok, než se sehráli. Co všechno spadá do její náplně? „Každé ráno začínám tím, že generuji report s obchodními výsledky a ukládám ho na sdílený disk celému managementu. Během odpoledne se snažím vyřešit úkoly, které vyplývají z minulých dnů. Hodně času mi zabere vyřizování e-mailové korespondence. Vyřizuji poštu nejen moji, ale i mého šéfa. Nesmí se stát, že důležité zprávy zůstanou někde zaseknuty,“ pustila se Ivana do výčtu svých povinností. Z jejího vyprávění jsem pochopila, že jí ta práce opravdu baví. A nejvíc ji těší, že každý den je úplně jiný.

Během rozhovoru jsem se dozvěděla, že dokonce slečna Pátková sama řídí porady. Neodpustila jsem si otázku na toto téma. „Připravuji exekutivu na porady našeho managementu a  na všechna další jednání, kterých se účastní pan ředitel v rámci firmy i mimo ni. Velmi důležité je také sledování termínů – nesmí se stát, že bychom na něco zapomněli !“ Usmála se Ivana. Musím přiznat, že si mě ta štíhlá hnědovláska získala svým skromným, leč profesionálním vystupováním.

Uživatelka Techniky

Čí chleba jíš, toho píseň zpívej, napadlo mne při pohledu na technické vybavení, které má Ivanka k dispozici. Jak si s technikou rozumíš ? „Všechno je věcí cviku a všechno se dá naučit,“ odpověděla takticky. „Ve firmě komunikujeme především pomocí elektronické pošty, máme zavedený sdílený Outlook, kde je bezvadná aplikace – kalendář. Můžete do něj vložit žádost o schůzku na určitý den a hodinu. Okamžitě vidíte, jestli má kolega nebo nadřízený volno. Jemu se na počítači objeví zpráva – žádost o schůzku potvrď, nebo odmítnutí. Je to skvělý pomocník. Místo abych obvolávala patnáct lidí, kteří jsou většinou těžko k zastižení, zadám jim termín schůzky tímto způsobem,“ vysvětlila mi. Na 80 procent komunikace prý ve firmě probíhá elektronicky.

Dalším úkolem asistentky je přijímání telefonů. Jak si s tím poradí, když má na starosti spoustu dalších věcí? „Používáme praktické zařízení, kterému se říká voice-mail. Je to vlastně sofistikovaný záznamník. Pomocí voice-mailu svolávám i meetingy. Používáme také firemní Intranet, kde jsou všechny důležité informace, týkající se života firmy,“ řekla mi Ivana a hned dodala, že firma má čím dál více zaměstnanců a je těžké si všechny pamatovat. Kromě toho Intranet monitoruje i frontu před firemní jídelnou, aby zaměstnanci zbytečně neztráceli čas.

Psycholožka

„Znám svého šéfa opravdu dobře po pracovní stránce. Je vždy ochotný vyslechnout své podřízené. Nikdy se nestalo, že by někoho odmítnul, přestože vím, jak je jeho čas drahý. Hodně jeho vlastností obdivuji a snažím se z nich poučit," přiznala se Ivana. Úkolem každé asistentky je odhadnout atmosféru a náladu svého šéfa ….“ Když je v časovém presu, nenutím ho řešit záležitosti hned. Naopak se snažím působit klidně a zlepšit mu náladu.“ Ivanin šéf tráví hodně času na schůzkách, málokdy se stane, že ho zastihnete na jeho místě.

Asistentka je vlastně takový prostředek mezi šéfem a lidmi, kteří za ním přicházejí. Nebylo jednoduché přesvědčit kolegy a návštěvníky, že se nemají obracet přímo na věcně zaneprázdněného šéfa, ale na jeho asistentku. „Chvilku to trvalo, ale nakonec si lidé zvykli vyřizovat všechno mým prostřednictvím. Vedu panu generálnímu diář, takže mám často lepší přehled o jeho čase než on. Náš pracovní vztah je založen na vzájemné důvěře – nesmírně si toho vážím a snažím se jeho důvěru nezklamat."

Nezastupitelná pomocnice

„Nevím, jak to řeší v jiných firmách, ale my jsme tady tak vytížené, že jetěžké najít za sebe zástup,“ řekla mi Ivana a měla na mysli i asistentky jednotlivých oddělení. „Kromě vlastní asistentské a administrativní práce děláme řadu jiných věcí – třeba archivaci pro celou firmu, nebo cestování jako já. Je těžké říci někomu:  Odjíždím na 14 dní na dovolenou, zastupuj mě se vším všudy. Zatím jsem neměla dovolenou déle než týden a řešila jsem to studentskou výpomocí. Když tu nejsem jeden dva dny, tak mi vypomůže kolegyně z jiného oddělení.“ Sekretariát generálního ředitele nesmí zůstat bez dozoru. I když v této firmě nejde o klasický sekretariát… Firma sídlí v obrovské skleněné budově a prakticky všichni zaměstnanci sedí v jedné místnosti tzv.open space prostoru.
„Když jsem nastoupila do firmy, překvapilo mě, jak byli všichni zaměstnanci vstřícní a ochotní poradit. Dodnes se to zaplaťpánbůh nezměnilo…“zavzpomínala Ivana. Každý nově příchozí má svého „mentora“, člověka, který ho uvede do chodu firmy a se vším mu pomůže. „I já jsem měla mentora, svoji předchůdkyni. A byla jsem velice vděčná, že jsem se mohla na všechno vyptat.“

Učitelka

Ivana se mezi řečí zmínila, že má vysokoškolské vzdělání a že několik let pracovala jako středoškolská učitelka. “Učila jsem angličtinu a němčinu. Ta práce mě bavila a myslím, že mí studenti mě měli rádi. Mrzí mě, že jsem nemohla dál učit. Ale kdybych zůstala ve školství, nikdy bych neměla šanci zařídit si život podle svých představ,“ posteskla si. Odhadem jen třetina jejích spolužáků z vysoké školy zůstala u své původní profese.
„Protože jsem zvídavá a dobrodružná povaha, odešla jsem za účelem zdokonalení angličtiny do zahraničí. Strávila jsem tam dva roky a po návratu jsem toužila po změně. To, co teď dělám, mě ohromě baví. Moje práce je pro mě koníčkem a zatím nepočítám s tím, že bych ji měnila. Ale tím nechci říct, že bych odmítla zajímavou pracovní nabídku.“ Napadlo mne v té souvislosti, jestli je ctižádostivá.“Ano, ale ne za každou cenu.“

Žena

Ivana pochází z jižních Čech, ze Strakonic. Tam se narodila, tam žije její rodina. „Vracím se moc ráda, ale vždy jen na skok,“přiznala se. Praha ji odmalička přitahovala. „Jezdili jsme sem v rámci hodin dějepisu a mně bylo hrozně líto, že si ji nemůžu pořádně vychutnat. Myslím, že už tehdy jsem se podvědomě rozhodla, že chci v Praze žít a pracovat.“ A splnilo se jí to.

Jaká vlastně je Ivana Pátková? Narozená ve znamení Berana, stejně jako já – zjistily jsme, že jsme si v mnohém podobné. „Poměrně snadno se rozhoduji a když se pro něco rozhodnu, tak za tím jdu. A vždycky mě silně motivuje, když mám nějakou vizi, nějakou vidinu konečného cíle. To platí v práci, ale i v takových běžných věcech, jako je třeba výběr oblečení,“ přiznala se. Jaké jsou vaše momentální cíle ? zeptala jsem se. “Teď jste mě zaskočila,“ zarazila se. „Já si dávám spíše krátkodobější cíle, o kterých vím, že jsou splnitelné. Nestavím si vzdušné zámky a každou příležitost, kterou mi život přinese, beru jako šanci něco nového se naučit. V budoucnu bych se ráda také naučila být dobrou matkou,“ dodává s tajemným úsměvem.

Pokud jde o vzhled, na první pohled je jasné, že Ivana je vysoká -175 cm a štíhlá. Je vidět, že má ráda pohyb. Chodí na dlouhé procházky, plave, snaží se zdravě jíst. Ptala jsem se, jak o sebe pečuje, ale odbyla to jednou větou: “Mám svoji kosmetičku, masérku a kadeřnici, ale to asi každá žena.“ Jen si postěžovala, že klimatizované prostředí ve firmě nedělá dobře její pleti. Pokud jde o oblékání, nemusí se řídit žádnými firemními předpisy. „Žádná nařízení nemáme, ale ke standardu firmy patří business oblečení. Nikdy jsem nebyla sportovní typ, takže ráda nosím elegantní oblečení, které dělá ženu ženou.“

Ivana je zatím svobodná, a tak se může věnovat jen své práci a svým zájmům. Jaké jsou?
„Volného času mi moc nezbývá, ale ten, který mám, trávím cestováním. Odmalička v sobě nosím touhu cestovat a tu si budu uspokojovat celý život - pokud mi to dovolí prostředky.“
Ivana se celá rozzářila, když začala mluvit o svých cestách. Neoslovují ji klasické pobyty u moře, raději jezdí na poznávací zájezdy. Už procestovala i tak exotické země jako je třeba Alžírsko, Maroko, Podkarpatská Rus a mnohé další. „Když absolvujete takové cesty, pochopíte, jak je život rozmanitý a více si jej začnete vážit. Ale pak se zas ráda vrátíte, protože tady máte svoje zázemí – milé a blízké lidi, práci, která vás baví, místo, kde bydlíte.“

Jak se zdá, život asistentky je velice rozmanitý...

Autor: Y.M.