E-maily

Adresy

Elektronické dopisy mají na rozdíl od „papírové“ korespondence adresu příjemce jako první, adresu odesílatele na závěr (elektronická adresa se příjemci zobrazí automaticky, postačí uvést adresu listovní). Závěrečné údaje lze uvést až pod podpisem, a to i ve zkratce:
A (adresa), T (telefon), M (mobil), s dvojtečkou a oddělené středníkem. Pokud nemusíte používat firemní adresu, která podléhá ustáleným firemním pravidlům a můžete si adresu utvořit a zvolit sami, doporučujeme, aby byla srozumitelná a jednoduchá. Nejčastěji se užívá  jméno a příjmení, např. jan.novák@xxx.cz , Novák@xxx.cz. Jednoznačně se vyhněte „vtipným“ a dětinským variantám typu: beruška69@xxx.cz. Vaši klienti a zákaznící od vás očekávají serióznost a profesionalitu. Firemní adresa by měla být vždy na vlastní doméně. Neutrální domény typu seznam, atlas, tiscali používejte výhradně k soukromým účelům.

Oslovení

Nešiďte oslovení! I v e-mailu oslovujeme Vážená paní/slečno, Vážený pane, Vážení …
Nikoliv Dobrý den! Pokud oslovujeme jednu osobu můžeme zkrátit například Slečno Nováková.
Rozloučení nesmí v žádném případě chybět. S pozdravem/S úctou/Zdraví...

P.S. Smajlíkům se raději vyhněte.

Věc (předmět)

Vždy vyplňujte heslo věci (nesprávně uváděné jako „předmět“). Usnadníte tím příjemci třídění pošty i rychlejší orientaci v jeho databázi.
Jedná se také o prevenci před počítačovými viry (e-mail s nevyplněným heslem „věci“ působí podezřele a evokuje nevyžádanou poštu - spam)

Úprava textu

Úprava textu je povinně bloková. Mezi bloky vynecháváme jen jeden řádek. Samotný text by měl být věcný, stručný a milý. Strukturujte, každá myšlenka by měla mít vlastní odstavec. Obsah sdělení nekumulujte! Pokud požadujete na příjemci více úkolů, raději rozdělte do více sdělení.

Elektronická etiketa

Etiketa elektronické korespondence je proměnlivá. Je vhodné se s adresátem předem dohodnout na:

• Diakritice (někdy je vítána i čeština bez háčků a čárek)
• Přílohách (pozor, někdy jsou považované za nežádoucí)
• Formátu příloh (některé formáty jsou zastaralé, některé natolik neobvyklé, že je příjemce nemůže otevřít)
• Vhodnosti animací (zdržují, rozptylují)
• Požadavku následného tisku 
• Přesném znění jejich elektronické adresy
• Ověříme možnost dosílání textu či jen příloh
  

Rady :
Nezneužívejte technické možnosti k mechanickému rozesílání, řetězení odpovědí a reakcí na ně (zbytečný text mažeme), skryté (anonymní) kopie. Skrytá kopie (tzv.blind copy) slouží k rozesílání vašeho sdělení na více adres najednou, kdy je nežádoucí, aby se rozesíláním zveřejnily adresy všech ostatních příjemců. V kopii rozesíláme text jen adresátům, kteří jsou na příslušné „akci“ zainteresováni. Například svolání na firemní poradu apod.

Avizujte v průvodním textu každou přílohu tak, aby se nejevila podezřelá. Dbejte pečlivě na velikost příloh. Pokud je příjemce napojen na modem, může se mu stahování velkého souboru pěkně prodražit, popřípadě rovnou „spadne“ do nevyžádané pošty.

V případě využívání funkcí Poslat dál (Forward - Fw), Odpovědět (Reply - Re) či Odpovědět všem (Reply All) je dobré pro přehlednost mazat přebytečné části textu. Pozor na funkci Odpovědět všem. Zvažte, zda všichni adresáti či jen autor mají obdržet vaší odpověď.

Neupravujte  text přímo v příloze.Přílohu musíte nejprve uložit, text opravit a uložený opravený poté odeslat opět jako přílohu.

Nespoléháme na odpouštění překlepů a porozumění nespisovnému.

Související články : Píšeme mail