Získávání a výběr pracovníků II.

Vlastní výběr pracovníků zahrnuje několik nutných kroků k tomu, abychom si byli jisti, že pracovní nabídku dostane opravdu ten „nejvhodnější“ kandidát. Jak postupovat a neudělat chybu? Na co si dát pozor?

K reakcím na vaší nabídku pracovní pozice přistupujte kriteriálně, tedy zda uchazeč formálně splňuje vaše požadavky. Dále nezapomeňte na evidenci a archivaci těchto osobních materiálů ve smyslu Zákona o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb. Jmenovaný zákon doporučujeme si prostudovat.
V materiálech uvedené reference využijte až po osobním setkání s vybranými kandidáty a ujištění se o možnosti je využít. Především v případě, že je zájemce v danou chvíli ještě zaměstnán. Kontaktováním jeho zaměstnavatele bez jeho vědomí můžete dramaticky poškodit jak uchazeče, tak jeho názor na vás.

Vyhodnocování došlých reakcí:

1.kolo

Zkušenému recruiterovi stačí v průměru 30 sekund – 1 minuta na vyhodnocení, zda konkrétní reakce (CV a motivační dopis) splňují podmínku pro užší výběr či nikoliv. Doporučujeme ale přistupovat k zaslaným materiálům detailně a pečlivě. Jediná věta může kvalifikovat či diskvalifikovat uchazeče pro další výběr. Například věta typu: „předmětná pozice by mě zajímala jen v případě, pokud by bylo možné pracovat z domova“.
Z uvedených informací sledujte především ty, které naplňují vaše kritéria, tzn. zejména –
předchozí praxi, vzdělání a kurzy, znalosti jazyků, loajalitu k firmě (fluktuace), motivaci. Z dalších údajů se snažte vytvořit představu o osobní charakteristice uchazeče – zda jsou materiály v odpovídající úpravě, logicky strukturované, pečlivé a bez gramatických chyb. V rámci zájmů můžeme vyrozumět zda je uchazeč orientován na individuální či týmové sporty či zda byl od ranného mládí veden například ke klasické hudbě, což můžeme vyhodnotit například jako známku sebekázně, na druhou stranu někdy upjatosti. Vše ovšem záleží na individualitě uchazeče a jeho vhodnosti pro danou pozici z hlediska týmu a náplně práce.
Všem uchazečům nezapomeňte zaslat potvrzující e-mail o přijetí jejich materiálů a informovat je o tom, co bude nyní následovat v procesu výběru.

2. kolo

Pokud se nám podařilo vyselektovat jistý počet kandidátů, jejichž materiály dle našeho povědomí korespondují se zadáním, vyznačte si v jejich materiálech informace, o kterých by bylo dobré zjistit více.
Zavolejte kandidátům a příslušné pasáže z jejich materiálů s nimi po telefonu proberte. Respektujte případnou nevhodnost načasování vašeho hovoru a případně se domluvte na jiném čase, kdy vy zavoláte.
Z telefonického rozhovoru již poznáte mnohé. Souvislost a vhodnost slovního projevu, logiku uvažování, motivaci, temperament, a v neposlední řadě získáte odpovědi na předem připravené otázky.

3. kolo

Jakmile vás konkrétní kandidát zaujme natolik, že s ním chcete pokračovat ve výběrovém řízení, pozvěte jej na osobní pohovor. Pamatujte, že běžný poměr mezi ideálním výběrem a bodem 1 a 2  připravených pohovorů je přibližně 1: 5-10. Platí tedy, že jeden z pěti až deseti kandidátů, které pozvete na pohovor, by mohl být „ten pravý“.
V případě, že na výběru spolupracujete s personální agenturou, platí, že profesionální personální agentura by měla být schopná na základě vašeho dobrého zadání pro vás připravit 2-5 finálních kandidátů s již prověřenými referencemi k finálnímu výběru.           

4. kolo

Vedení pohovoru - zásady:

• Pro uskutečnění pohovoru vybereme vhodné a příjemné prostředí, prosté rušivých vlivů     (hluk, telefonáty, další osoby).

• Striktně se držíme zásady, že jsme si rovni. Nejedná se o pranýř či výslech. Jedná se o vámi moderovaný, strukturovaný a přátelský rozhovor.

• Kandidát je na pohovoru vždy sám. Za naší stranu by se pohovoru nemělo účastnit více než 1-2 lidé.  

• Při nutnosti setkání kandidátů s více spolupracovníky z naší firmy, naplánujeme několik kol pohovorů v různých dnech. Nemělo by jich být celkem ale více než 2 - max 3.  

• Vlastní pohovor vedeme v přátelském, ale formálním duchu. Tomu by mělo odpovídat naše chování, oblečení, řeč těla. Uvědomujeme si, že my jsme na „domácí půdě“ a snažíme se eliminovat nervozitu protistrany tím, že mu dáváme najevo nezáludnost, logiku a vstřícnost mj. i svými pohyby, mimikou a zájmem o jeho osobu.

• Pohovor by neměl být delší než 50 minut a kratší než 30 minut. Delší časový úsek  napovídá o nesouvislosti a nestrukturovanost pohovoru, případně naší nepřipravenosti či neschopnosti držet krok s pohovorovaným.

• Kratší pohovor dělá dojem, že o pohovorovanou osobu nemáme dostatečný zájem – což může vyznít arogantně.

• Na pohovor se důkladně připravíme a nastudujeme si znovu naše požadavky a materiály kandidáta. Připravíme si otázky a způsob jak je položit.

• Vyvarujeme se dát na první dojem. Myslíme na to, co je dobré pro firmu, pro tým, pro projekt, nikoliv na naše případné osobní antipatie k záležitostem typu – „vždyť modrá už se letos nenosí – to bych si já na sebe nikdy nevzala…“ , nebo „tento mladý muž je tak sebevědomý -  a navíc blonďák, že s ním bych já nikdy v jedné firmě nevydržel…“. Váš dojem může být a nemusí být správný. Často jsou například poptávané tzv. „vítězné typy“ lidí, z nichž sebevědomí vysloveně tryská. Každopádně nemusí být sympatičtí svému okolí. Často jsou poptávané velmi reprezentativní ženy, což může být pro jejich okolí velmi problematické. Držte se kritérii, zdravého rozumu a buďte přiměřeně tolerantní.

• To samé platí v odbornostních otázkách, názorech a návycích. Každopádně se snažíme být otevření všemu novému, co nám samotným pohovor, resp. rozhovor s potenciálním kolegou může přinést.

• Doporučujeme také dát kandidátovi dostatečný prostor k jeho dotazům ohledně naší firmy a práce a sami jej vybídnout k doplnění informací o něm, o kterých v rámci pohovoru zatím nebyla řeč, ale on sám je považuje za důležité zmínit.

• Nezapomeneme se ujistit o možnosti kontaktovat referenční osoby.

• Pohovor ukončíme informací, co a do kdy bude následovat.

5. kolo

Po všech pohovorech a aktivním zjištění referencí na favorizované/ho kandidáta/ty  by mělo následovat rozhodnutí o tom, komu nabídneme práci.

Nabídka, kterou kandidátovi sdělíme, by měla mít jasnou formu, rekapitulující pozici a její náplň, zmínit hlavní smluvní body (práce na dobu určitou, neurčitou apod.),  datum nástupu a v neposlední řadě informovat kandidáta o hrubé mzdě a dalších odměnách, které se k pozici váží. Jeho rozhodnutí o přijetí nabídky by mělo následovat do 24 hodin.
I když se to může zdát jakkoliv nelogické, může se v období od potvrzení přijetí nabídky do doby nástupu stát to, že kandidát dostane ještě jinou nabídku, protože většinou prochází několika výběry najednou. Jakkoliv se to může zdát neseriozní, stává se to. Proto zkušení personalisté zůstávají s dalšími kandidáty z konaného výběrového řízení v kontaktu, až do doby nástupu pracovníka na pozici, resp. až do doby ukončení jeho zkušební doby – zpravidla 3 měsíční.    

Přijímací administrativní procedurou se budem zabývat v některém z dalších příspěvků.