Jak se připravit na veletrh

14. Červenec 2008 - 23:00, katerina

Kvalitní příprava na veletrh je velmi důležitá. Ať se jedná o veletrh tuzemský či zahraniční, účastnit by se měl vždy ideálně majitel firmy, generální ředitel či člen managementu.
Osvědčí se i pohledná asistentka či hosteska, která svým příjemným zjevem a vystupováním může přilákat k Vaší expozici návštěvníky. Jazyková vybavenost pro zahraniční veletrhy je samozřejmostí. Je třeba počítat s takovým počtem osob, aby expozice resp.pultík nebyl nikdy prázdný, to nebudí zrovna nejlepší dojem. Navíc je potřeba najít si čas a obejít celou expozici za účelem navazování obchodních kontaktů. Dostatek vizitek je podmínkou!

Velice důležitá je včasná příprava a kvalita propagačních materiálů, pro zahraniční veletrhy i kvalita překladu. Pokud občerstvení není součástí dodávky vaší expozice, zajistěte alespoň malé pohoštění a nápoje, v zahraničí bodují národní speciality, především ty alkoholické.
Pro potencionální zákazníky a obchodní partnery mějte připravený vždy malý dáreček.

Dobrá rada na závěr: zajistěte si včas ubytování, v době veletrhů je kapacita hotelů v místě konání veletrhu i blízkém okolí většinou plně obsazena již se značným předstihem!

Na serveru BVV najdete následující užitečné rady:

10 kroků k úspěchu na veletrhu

1. Marketingová příprava

ať se děje, co se děje, dbejte, aby to vypadalo, že je to váš záměr
definujte si přesně a jasně cíl vaší expozice – jen to vede k úspěšné účasti na veletrhu. Zformulujte si odpověď na otázky „Proč chci na veletrh jít?“, „Co čekám, že mi to přinese?“
pokuste se své odpovědi vyjádřit také v číslech

2. Timing

každý úkol, který by se měl splnit, se měl splnit už včera
sestavte si časový harmonogram přípravy veletrhu
přihlaste se účasti včas, tzn. přibližně 6 měsíců předem – získáte tak výhodnější cenu. Pošlete seznam exponátů a přihlášku do katalogu asi dva měsíce před začátkem
neodkládejte objednávku služeb, předejte tím problémům
rezervujte si zavčas hotely, salonky na firemní akce, konferenční sály apod., podle rozsahu veletrhu je třeba některé lokality blokovat až 10 měsíců předem
objednejte a rozešlete s předstihem vouchery, díky tomu nebudou mít Vaši firemní partneři naplánovaný jiný program
šetřete své peníze a dopravu svých exponátů, neobjednávejte na poslední chvíli
nezapomeňte naplánovat i proškolení personálu – otázka pravomocí a kompetencí musí být jasná předem

3. Budget

Téma, jemuž stojí za to věnovat nejvyšší pozornost, je současně tématem, jemuž stojí za to se raději zdaleka vyhnout.

zahrňte účast na veletrhu do svých marketingových aktivit
započtěte kromě plochy a expozice i technické přívody, osoby, dopravu, ubytování, fotografie, pozvánky, občerstvení apod.
nezapomeňte na včasné výběrové řízení na dodavatele služeb
definujte si přesně, co bude obsahem výběrového řízení – jaké budou platební podmínky a zda bude jedno, či vícekolové, atd.

4. Výběr spolehlivého dodavatele

Jediná důležitá informace a současně první v pořadí je – kdo se v čem vyzná.

dbejte na solidnost a čestnost partnera, mnohdy se stává, že to, co bylo předmětem nabídky, není předmětem smlouvy o dílo
vyžádejte si reference o akcích srovnatelných s Vaší zakázkou
ujistěte se, že Váš dodavatel má dostatek prostředků, jak hmotných tak nehmotných ke zdárnému dokončení akce
klaďte důraz na schopnost dodavatele rychle a flexibilně řešit jakýkoliv problém
zkontrolujte si finanční obsah nabídky Vašeho dodavatele – předejdete tak jeho možné snaze o průběžné zvyšování rozpočtu

5. Kreativita

Každý chce, aby si ho někdo všiml, ale nikdo nechce, aby na něho lidé civěli.

snažte se v zadání co možná nejpřesněji definovat svoji představu o obsahu a vzhledu Vašeho prodejního místa
odpovězte si jasně na otázku „Co chci prezentovat?“
otázka „Jak toho dosáhnout?“ je vždy druhá v pořadí
ponechte kreativní stránku Vaší expozice na odbornících – architektech, designérech
trvejte na plnění Vašich záměrů co se týče cíle a obsahu expozice – ptejte se: „Povede navržené kreativní řešení k cíli, který jsem si vytyčil?“

6. Místo

Pokud se nestaráte, kde jste, nejste ztraceni.

věnujte zvýšenou pozornost výběru Vašeho prodejního místa
uvědomte si, že tam, kde se nachází Vaše konkurence, budou i Vaši potencionální zákazníci
nezapomeňte, že umístění expozice musí odpovídat Vašemu prodejnímu záměru
rozhodněte se, jak chcete Vaše zákazníky oslovovat a jaký typ stánku tomu bude nejlépe vyhovovat – v řadě, na rohu, přístupný ze tří nebo ze všech stran – ostrovní

7. Přebírání a předávání stánku

I když nikdy nevíte, kdo má pravdu, vždycky víte alespoň, kdo za věc odpovídá.

definujte již ve smlouvě jasný termín i čas předání expozice
trvejte na konkrétním určení osob za vaši firmu i dodavatele
požadujte důsledně předávací protokoly od svých dodavatelů

8. Reklamace

Když se vám něco zasekne, pomozte tomu násilím. Jestliže se to ulomí, je jasné, že to tam stejně nemělo co dělat.

uvědomte si, že veletrh je živý organismus a probíhá nezávisle na tom, co se Vám zrovna na stánku rozbilo či přestalo fungovat
vzpomeňte si, že na jakékoliv mimořádné akci se problémy vyskytnou vždy na poslední chvíli
vyberte si proto takového dodavatele, který dokáže nečekané problémy vyřešit na místě a okamžitě

9. Zajištění servisu v průběhu veletrhu

Věci ponechané sami sobě probíhají vždy od zlého k horšímu.

nevěřte tomu, že v průběhu veletrhu nebudete potřebovat pomoc
vyžadujte soustavnou péči o sebe a o svoji expozici
vězte, že práce dodavatele nekončí předáním expozice na začátku, ale jejím převzetím zpět od spokojeného klienta po skončení veletrhu

10. Vyhodnocení

Bez ohledu na to, co zlého se přihodí, vždycky se vyskytne někdo, kdo to předvídal.

stanovte si dopředu nejen jasný cíl celé prezentace, ale i formu jejího vyhodnocení
zajistěte si zpětnou vazbu od svých zákazníků
sestavte jednoduchý dotazník, který bude Vaše hosteska e zákazníky vyplňovat. Na místě tak získáte bezprostřední reakci Vašich klientů, kterou můžete v budoucnosti využít pro nastavení komunikačních nástrojů
zaznamenávejte si všechny postřehy již během veletrhu, po akci si vzpomenete pouze na jejich zlomek
snažte se o objektivní hodnocení, nenechejte hodnotit jen jednu osobu, ať hodnotí celý veletržní tým

11. Jedenáctá rada - jako bonus

Není potřeba dělat jakoukoliv práci, pokud ji za Vás může udělat někdo jiný.
Kvalifikovaný tým odborníků úseku Realizace expozic a servis, nedílná součást akciové společnosti Veletrhy Brno, je zde, aby Vám v této situaci maximálně pomohl a problémy vyřešil za Vás.