Prostor kanceláře
Dispoziční řešení
Hlavní zásadou, ze které by se mělo při dispozičním řešení kanceláře vycházet, je skutečnost, že sekretářka musí mít přímý vizuální kontakt s místem příchodů a odchodů návštěv a pracovištěm managera.
Toto řešení je prioritní proti ostatním momentům řešení pracoviště, například optimální světelný režim a jiné parametry.
Minimalizovány by měly být prvky osobního charakteru. Pokud jde o vlastní pracoviště sekretářky, standardem by měla být rohová stolová sestava, která umožňuje dostatek prostoru pro umístění počítače, jednoho či více telefonů, faxu, tiskárny a podobně.
V některých firmách má svůj význam jednací stolek dovolující přisednutí příchozích a případně následné jednání v sedě.
Vybavení kanceláře
Vybavení kanceláře
Vybavení vychází z konkrétních požadavků na činnosti, které sekretariát vykonává. Podle toho se řeší vybavení nábytkem a množstvím techniky, která se využívá pro tuto práci.
Sekretariát by neměl být řešen jako technické zázemí, kam chodí ostatní pracovníci kopírovat, odkládat poštu, zakládat dokumentaci nebo vyřizovat operativu. I když tyto činnosti nelze občas oddělit, je vhodné je alespoň situovat mimo prostory sekretariátu.
Vnitřní „chaos“ firmy by měl být vnějšímu pozorovateli skryt. Nikdo nemusí vědět, kolik úsilí stojí ta či ona činnost.
Asistentka by si měla být vědoma toho, že bude prioritně ohodnocena jako reprezentantka firmy, ale její práce by, přes veškerou náročnost, neměla být vidět. Pracoviště má být zařízeno tak, aby „technika pomáhala“, funkčně a esteticky by měla být optimalizována (multifunkční zařízení bez velkých nároků na prostor), pohyb a práce ostatních pracovníků v prostoru sekretariátu by měli být minimalizovány.
Sekretariát má vyšší nároky na úložné prostory než ostatní pracoviště, dále je nutno počítat s plochami, které slouží pro manipulaci s poštou.
Klíčová slova:
