Osobní spis zaměstnance

Při vzniku pracovního poměru

• Při vzniku pracovního poměru je podle praktických zkušeností personalistů do osobního spisu třeba zakládat:
  Osobní dotazník, případně profesní životopis zaměstnance
  Souhlas zaměstnance se shromažďováním a zpracováváním jeho osobních údajů
  Doklady o dosaženém vzdělání (vysvědčení, vysokoškolské diplomy, osvědčení) - Zpravidla se zakládají fotokopie těchto dokumentů s poznámkou personalisty, že je porovnal s originálem. Doporučuje se odstranit (překrýt barvou) známky na vysvědčení
  Potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list) z předchozího zaměstnání nebo potvrzení okresní správy sociálního zabezpečení u osob samostatně výdělečně činných
  Posudek o pracovní činnosti
  Přehled o odborné praxi zaměstnance - má význam pro posouzení praktických zkušeností zaměstnance. U zaměstnanců zaměstnavatelů, kteří se při jejich odměňování řídí zákonem č. 143/1992 Sb., o platu, slouží tento přehled k přesnému zápočtu odborné praxe
  Lékařský posudek o zdravotní způsobilosti zaměstnance pro výkon sjednaného druhu práce - musí být předán zaměstnavateli ještě před uzavřením pracovní smlouvy
  Pracovní smlouva nebo jmenovací dekret - pokud byla v souvislosti s jmeováním zaměstnance uzavřena též dohoda o pracovních podmínkách (manažerská smlouva), tvoří také součást spisu
  Mzdový/platový výměr - je vždy součástí spisu u zaměstnanců odměňovaných podle zákona č. 143/1992 Sb., o platu
  Doklad o splnění informační povinnosti zaměstnavatele - osvědčuje, že zaměstnavatel splnil nejpozději do jednoho měsíce od vzniku pracovního poměru povinnost informovat písemně zaměstnance o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru (pokud již nebyly uvedeny v pracovní smlouvě). Kromě bližšího označení druhu a místa výkonu práce musí zaměstnavatel podat informaci o nároku na dovolenou na zotavenou, příp. způsobu určování nároku na ni, o výpovědních dobách, o mzdě, způsobu odměňování, splatnosti mzdy, termínu výplaty, místu a způsobu vyplácení mzdy, o stanovení týdenní pracovní doby a jejím rozvržení
  Pracovní náplň
  Dohoda o hmotné odpovědnosti
  Doklad o absolvování vstupního Skolení BOZP

Během pracovního poměru

V průběhu trvání pracovního poměru se do osobního spisu zaměstnance zakládají zpravidla následující dokumenty:

• Dohody o změně pracovní smlouvy a pracovní náplně
• Mzdové/platové výměry
• Jmenovací dekrety - je-li v průběhu pracovního poměru zaměstnanec jmenován do vedoucí funkce
• Odvolání z funkce/vzdání se funkce
• Dohoda o zvyšování kvalifikace a o pracovních úlevách
• Smlouvy o půjčkách z FKSP
• Lékařské posudky
• Upozornění zaměstnavatele vydané v souvislosti s porušováním pracovní kázně a výzvy k odstranění neuspokojivých pracovních výsledků
• Souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti zaměstnance shodné s předmětem činnosti zaměstnavatele (příp. odvolání tohoto souhlasu)
• Povolení úpravy pracovní doby zaměstnance
• Povolení pracovního volna bez náhrady mzdy
• Doklady o prohlubování kvalifikace
• Kopie žádostí o výpis dob pojištění
• Kopie žádostí o důchod

Pří skončení pracovního poměru

Při skončení pracovního poměru se do osobního spisu zakládá:

• Doklad o skončení pracovního poměru (dohoda, výpověď, okamžité zruše-ní, zrušení ve zkušební době)
• Kopie pracovního posudku (pokud si jej zaměstnanec vyžádal)
• Doklad o vypořádání vzájemných pohledávek - jde zejména o případy náhrady škody
• Kopie vydaného potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtového listu)
• Potvrzení o převzetí písemností týkajících se osobních údajů zaměstnance, které je povinen zaměstnavatel zaměstnanci vydat
• Kopie Evidenčního listu důchodového pojištění.

Archivace osobního spisu zaměstnance

Osobní spis (s výjimkou dokladu o délce zaměstnání, např. kopie zápočtového listu) se ukládá alespoň po dobu 10 let po skončení pracovního poměru. Doklad o délce zaměstnání, který může při absenci mzdového listu sloužit pro účely důchodového pojištění, je třeba archivovat alespoň 50 let.