Manipulace s písemnostmi

Předpokladem pro řádný chod správní činnosti podniku je spolehlivá, osvědčená a jednoduchá manipulace s písemnostmi. Jejich účelné uspořádání, rychlý oběh, řádná evidence, označení a uložení umožňuje kdykoli a rychle se seznámit s potřebným spisem.

Základní pojmy

• Spisový řád je interní předpis pro vedení spisové služby, jeho součástí je spisový plán.
• Spisový plán je schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností.
• Spisový znak je označení, pod kterým se spis ukládá.
• Spisová služba zahrnuje pracovní činnosti a postupy při přijímání, kontrole, otevírání, označování, zapisování, doručování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání, vyřazování, archivování a skartování písemností.
• Spis je písemný dokument (nebo soubor dokumentů) vzniklý při obchodním nebo úředním jednání o jedné věci.
• Spisovna slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.
• Skartační řád upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů.
• Archivační řád stanovuje kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.

Příjem, třídění a zapisování písmeností

Došlé písemnosti přejímá od poštovní správy pracovník pověřený výkonem spisové služby ve velkých společnostech v poštovním oddělení (podatelně, výpravně aj.), u malých společností sekretářka nebo pověřená asistentka manažera. Písemnosti od banky smí přejímat jen zmocněný pracovník. Při příjmu a roztřiďování došlých listovních zásilek je především nutné zkontrolovat, zda všechny patří podniku - ty, které jsou doručeny omylem, hned vrátit poštovnímu úřadu. Je nutno zkontrolovat a potvrdit příjem doporučených zásilek, přednostně zpracovat spěšné zásilky, vytřídit dopisy adresované ředitelství nebo řediteli, dalším úsekům, soukromé zásilky došlé pracovníkům podniku (na prvním řádku adresy je jméno pracovníka) apod. U otevíraných zásilek nutno zkontrolovat úplnost příloh.
Došlé písemnosti se opatřují zpravidla v pravém horním rohu podacím razítkem. V něm se doplní den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo, popř. spisová značka, počet příloh a zkratka vnitropodnikového útvaru, jemuž se písemnost přiděluje.
Zapisování došlých listovních zásilek umožňuje přehled o tom, které důležité písemnosti došly a komu byly přiděleny k vyřízení. Slouží také ke kontrole jejich včasného vyřízení. Tyto záznamy se vedou v počítači nebo v knize došlé pošty. Pomocí programu Outlook můžeme vyřízení delegovat na pověřeného pracovníka a nadřízený může tak dostával aktuální informace o stavu plnění úkolu. Zapisují se pouze důležité písemnosti.
Zvláštní kapitolou jsou zásilky marketingového typu, tj. nabídky, katalogy, letáky aj. Je výhodné předem si domluvit režim využití pošty tohoto typu. Některé nabídky můžeme použít pro naše podnikání, jiné mohou sloužit jako inspirace marketingovému oddělení, některé nám podávají informace o aktuálních kontaktech, tj. adresy, telefony, e-mailové adresy (jestliže vedeme databázi, lze tyto informace vhodně zužitkovat).