Poradna profesionálů: Služební cesta - rezervace ubytování a letenek

Dotaz: 

Dobrý den, chystám se poprvé plánovat šéfovi služební cestu a vůbec nevím, jak to udělat tak, abych mu ve všem vyhověla, jak se objednávají letenky v bussines třídě, a také bych přivítala rady, na co myslet a co nezapomenout? Bude chtít zajistit odvoz z letiště do hotelu? Je lepší zajistit rezervaci v hotelu po telefonu nebo emailem? Přivítám jakékoliv rady ohledně plánování služební cesty. děkuji :-)

Odpověď:

Velmi často bývá centralizováno i zajišťování noclehů a letenek při organizování služebních cest do zahraniční či příjezdech zahraničních návštěv. Má to hned několik výhod:

1. Šéf útvaru nebo společnosti má přehled o jednotlivých akcích a jejich nákladech už před jejich schvalováním.
2. Zastupuje-li firmu nebo její část jedna osoba, kumuluje požadavky na početnější objednávky, stává se významnějším partnerem pro jednání s příslušnými ubytovacími zařízeními a leteckými společnostmi a může dosáhnout i množstevních slev.

Jak postupovat při zajišťování noclehů

Máte-li ujasněn počet osob, místo a dobu, na kterou budete ubytování potřebovat, můžete se pustit do díla.

Noclehy pro vaše spolupracovníky na zahraničních akcích, pokud nejsou zajištěny přímo organizátory, zařizujte po konzultaci s vaší partnerskou zahraniční firmou. Její asistentky vám jistě doporučí vhodný typ hotelu podle druhu akce a firemní úrovně návštěvníků. Určitě bude potřeba větší počet hvězdiček u hotelového loga pro šéfa účastnícího se konference než pro techniky jedoucí na školení.
Obdobnou referenční službu budete i vy poskytovat vašim zahraničním kolegyním. Pro tento případ, stejně jako pro potřebu ubytování vašich zahraničních návštěv nebo spolupracovníků v tuzemsku, bude vhodné si vypracovat vlastní přehled (databázi) jednotlivých možností ubytování.

Nejdříve prověřte, zda nějaká ubytovací zařízení používá firma opakovaně, případně má-li s některými z nich smlouvy o slevách. Máte-li vy sama již určité zkušenosti s některými typy hotelů a jejich úroveň služeb i cen je srovnatelná nebo lepší, navrhněte jejich využívání. Mnoho informací o nových možnostech ubytování lze získat i prostřednictvím internetu. Založte si databázi ubytovacích zařízení, kam vložíte hotely již vyzkoušené či ty úplně nové.

Každopádně, vyberete-li si firmou dosud nepoužívaný hotel, se kterým nemáte zkušenosti ani vy sama, a očekáváte-li významné hosty, neostýchejte se ho osobně navštívit. Nechte si ukázat druhy pokojů, konferenční salonky a restaurace. Nabídka hotelů je tak široká a jejich vzájemná konkurence tak veliká, že budete překvapena ochotou, s jakou vám představí a nabídnou využívání jejich služeb. Úroveň hotelů se pozná i z jejich propagačních materiálů, množství jazykových mutací jídelních lístků i schopnosti zorganizovat pro skupiny návštěvníků okružní vyhlídkovou cestu městem.
Vyptávejte se vhodným způsobem vašich návštěv, jak byly spokojeny s ubytováním, abyste při eventuálních nedostatcích vyřadila hotel ze své databáze.
Domluvte si způsob placení noclehů – nejběžnější je převod z účtu, tj. na fakturu. V případě, kdy vaše firma hotel pouze rezervuje a ubytování neplatí, sdělte skutečnost, že zákazník si hradí ubytování sám, už na objednávce.

Nezapomeňte včas zrušit objednané noclehy při odložení akce, aby vaše firma nemusela platit stornovací poplatky nebo je z důvodu vašeho pochybení nepředepsala k úhradě vám..

Zajišťování letenek

Stejné zásady platí i u letenek. Ty objednáváme buď přímo u leteckých společností, nebo u specializovaných agentur. I zde si vytvořte své stálé partnery. Pokud firma ještě takové nemá a objednává letenky nahodile, postupujte následujícím způsobem:
Znáte-li termín a místo, kam má váš cestující doletět, zjistěte si kontakt na nejméně tři příslušné společnosti. V nich zjistěte cenovou nabídku s návrhem nejlepšího leteckého spojení, vč. čísel letů, leteckých společností a letištních poplatků. Pak návrhy vyhodnoťte společně s cestujícím a připravte objednávku. Po uskutečnění cesty opět zjistěte případné nedostatky a informujte partnerskou společnost, že budou-li se opakovat, změníte dodavatele těchto služeb, nebo tak rovnou učiňte. Pokud bylo vše v pořádku, zařaďte si společnost do databáze dodavatelů služeb.

Zajišťování služeb pomocí Internetu

Ubytování

Jak postupovat při zajišťování ubytování v tuzemsku nebo v zahraničí je v této knize již popsáno. Občas se ovšem dostaneme do situace, kdy jediné informace, které máme k dispozici, jsou počet účastníků služební cesty, termín a cílové město a země. Plánovaná akce se má konat v místě, kde naše firma zatím nemá žádné kontakty, telefon je nám na nic, protože nevíme, kam vlastně zavolat a vydat se tam osobně je samozřejmě nemožné. V takovém případě využijeme Internetu. „Prokoušeme“ se na stránky některého našeho nebo zahraničního vyhledávacího serveru a dále můžeme postupovat dvěma způsoby. Buď zvolíme heslo Cestování a dále Ubytování/Hotely/Země/Město nebo budeme vycházet z místa konání akce tj. Země/Město/Ubytování/Hotely. Tento druhý způsob je vhodný tehdy, dá-li se předpokládat, že město, v němž ubytování sháníme, je tak „vyspělé“, že už má  i své domovské internetové stránky.

Pokud jsme prvním nebo druhým způsobem dosáhly cíle našeho snažení a ocitly jsme se přímo na stránkách propagujících určitý hotel, pak si nejdříve  pozorně prostudujeme nabídku. Některé stránky mají pouze informativní charakter. Jsou na nich kromě obrázků exteriéru a interiéru hotelu jen informace o kontaktech. Jiné již nabízejí i možnost přímo vyplnit rezervační formulář. Ten je pak ale nutno vytisknout a odeslat např. faxem. Za nejvyšší úroveň komunikace v tomto směru lze považovat až způsob třetí, kdy vyplněný formulář odešleme přímo elektronicky z počítače a obratem dostaneme jednak zprávu příjemce o registraci naší objednávky a v tom nejlepším případě i její potvrzení.

I tak ale doporučuji ověřit a potvrdit si celou akci v recepci daného hotelu telefonicky. Jakkoliv může jít o několikahvězdičkový hotel s vynikajícím personálem, nemusí totéž platit o jejich  osobních schopnostech elektronicky komunikovat. Některé akce, jako zpráva o doručení vaší objednávky, mohou být u příjemce nastaveny automaticky, ale to ještě neznamená, že rezervace ubytování byla personálem fakticky provedena. Těžko pak budete šéfovi mávat před očima vytištěnou zprávou a vysvětlovat, že vy jste všechno zařídila a oni to popletli, proto musel spát v cizím městě třeba na nádraží…. Takže i tady pozor na selhání lidského faktoru.

Letenky a jízdenky

Zajišťování těchto cestovních dokladů prostřednictvím Internetu patří k těm nejvýhodnějším službám, jichž můžeme využívat. Nemusíme se hnout z kanceláře, a přesto dokážeme tyto záležitosti vyřídit včetně doručení.

Pokud nemáme nasmlouvaného stálého partnera pro dodávku těchto služeb, postupujeme pomocí vyhledávacích serverů tak, jak je to popsáno v případě ubytování s tím, že v rámci hesla Cestování se zaměříme na odpovídající druh dopravy např. Vlakové spojení,  Autobusy nebo Mezinárodní přeprava.  U letecké dopravy se pak přímo nabízí heslo Letenky.  Ve všech případech se od nás dále žádá zadat datum a trasu, tj. odkud a kam. Pokud zatím neznáme přesnou hodinu, nemusíme ji zadávat a jsou nám nabídnuty všechny příslušné spoje v námi požadovaný den. 

Zajišťování těchto služeb už většinou provádějí skuteční odborníci, takže nemusíme mít strach, že by se komunikace nějakým způsobem zadrhla. Při objednávání zpravidla udáváme i naši e-mailovou adresu, kam jsou nám potom zaslány kromě potvrzení i podmínky platby a způsob doručení dokladů.

Máme-li svého stálého dodavatele, patří zcela určitě způsob elektronického objednávání k těm nejvyhledávanějším druhům zadávání objednávky, neboť je to pro obě strany z mnoha důvodů výhodné. Tam jsme ušetřeny i vyhledávání internetové adresy, protože ta bývá součástí vzájemně předávaných kontaktních informací. 

Víza a cestovní doklady

Jakkoliv jsou dnes mezinárodní vztahy mezi jednotlivými zeměmi na podstatně lepší úrovni, než tomu bývalo kdysi, nemůžeme se spoléhat na to, že s kteroukoliv zemí, kam zamíří náš šéf nebo spolupracovníci, již existuje bezvízový styk. I tyto informace ovšem můžeme získat pomocí Internetu. Jedno z hesel, která nabízejí vyhledávací servery, je totožné s názvem tohoto odstavce. Tam nalezneme abecední seznam zemí a požadavky na vpuštění na jejich území. Někde jsou to víza, jinde nutnost prokázat se určitým množstvím peněz, atd. V případě víz se pak nabízejí i adresy ambasád a konzulátů, otevírací doba, rozměry a počet fotografií a výše poplatků. Formuláře pro vstupní víza některých zemí jsou dokonce k dispozici přímo ke stažení z Internetu. Zpravidla je pak ovšem nutné podávat žádost o udělení víza osobně na příslušném kontaktním místě.

Rosita Ciglerová

- lektorka, autorka odborných knih pro asistentky, členka prezídia Asociace Profesionálů v administrativě -

www.topasistentka.cz