Pružné porady jsou efektivní

Zdlouhavé a nudné mohou být pro zaměstnance pracovní porady, které se jich sice netýkají, ale přesto mají povinnost si svou účast na nich "odsedět". Přitom tak váš tým ztrácí cenný čas a lidské síly, které by mohly být využity jinak. Nabízíme vám proto radu, jak zefektivnit práci ve firmě! Organizujte pružné porady!

Určitě jste se již někdy setkali s pružnou pracovní dobou, kdy si zaměstnanci mohou sami určovat, jak naloží s časem svého pracovního dne. Ale co mají znamenat ony "pružné porady"? V podstatě jde o tutéž snahu: zajistit, aby se v podniku neplýtvalo lidskými zdroji a ty aby přitom byly vždy k dispozici podle potřeby.

Klasické firemní porady jsou příznačné vysokými nároky na čas zúčastněných, kteří se navíc mohou začít nudit, jestliže se jich projednávaná záležitost přímo netýká. Právě tomu se zavedením pružných porad vyhnete. Doporučujeme vám vyjít ze tří základních principů:

• Pozvěte na poradu vždy jen ty, kteří na ni musí, nebo chtějí přijít. Jestliže si lidé přejí se setkání zúčastnit, ale nemají přitom povinnost, umožněte jim to, pokud jejich přítomnost nebude setkání omezovat nebo rušit.
• Snažte se co nejvíce zkrátit dobu trvání porady. Ušetříte lidské síly a předejdete tomu, aby se účastníci začali nudit.
• Neomezujte přístup na jednání, pokud k tomu nemáte dobře vysvětlitelný důvod.
  

Při svolání takovéto „pružné porady" rozdělte její program do dvou částí. V první projednejte ty záležitosti, které musí nutně znát všichni účastníci. Jinými slovy jde o to, že na začátku budou projednány povinné a nezbytné otázky.

V druhé části pak přejděte k diskuzi nad tématy, která se týkají pouze některých účastníků. Pro některé může jít o důležité věci, ale pro ostatní jen o ztrátu času. A takoví mohou s klidem odejít a druhé části se tedy už neúčastnit.

Pamatujte, že proto, aby měla takováto pružná porada pozitivní výsledek, musí její účastníci předem znát projednávanou agendu, podle které se rozhodnou, zda setrvají na celém jednání anebo po první části odejdou. Doporučujeme tak obě části nenásilně oddělit krátkou pauzou, třeba na kávu či čaj.

Myšlenka, která stála u zrodu pružných porad, byla snaha mít ty správné lidi ve správný čas na správném místě. Vlastně jde o efektivnější uspořádání chodu podniku. Nechcete přece, aby vaši zaměstnanci ztráceli hodiny času u diskuzí, které pro ně nemají žádnou hodnotu. Chcete, aby dostali ty informace, které potřebují. To vše pružné porady umožňují. A navíc dáváte svým podřízeným možnost rozhodnout, jak nejlépe naložit se svým časem. Oni to musejí vědět nejlíp.

Zdroj: www.work-life.cz