O prospěchu a nevýhodách seznamu úkolů

Seznamy úkolů (to-do-list), nehezké téma. Odškrtává si snad veverka úkoly na seznamu, kde stojí „schovat oříšek, zaujmout roztomilou pózu, schovat oříšek“? Protože ale dříve nebo později s takovými seznamy experimentuje skoro každý, chceme poukázat na jejich možnosti, ale především rizika a vedlejší účinky.

Seznam úkolů je jako tvrdá droga, když si jej připustíme k tělu, ovládne celý náš život. V ideální situaci má člověk jeden až dva úkoly, které jsou tak důležité, že na ně nemůže zapomenout. Zbytek nemusí být vyřízený dnes. Někdy se buď ohlásí sám – nebo už je to jedno. O takový stav bychom měli usilovat.

To-do-list je užitečnou věcí, když je člověk zapomnětlivý nebo mu přijde moc namáhavé si věci pamatovat. S nezatíženou hlavou se lépe přemýšlí a člověku se nezdá, že si toho naložil příliš. Seznamy navíc ujasňují, co je třeba udělat, takže práce už nevypadá jako neprůhledný chaos navzájem se překrývajících požadavků. Díky odškrtnutým záznamům navíc získáme přehled o tom, jak mnoho (nebo málo) jsme za den udělali. A kdo nemá pevnou pracovní dobu, tomu přinejmenším některé druhy seznamu ukážou, kdy už má volno. Je ale třeba se rozloučit s představou, že si někdy seznam kompletně odpracujeme.

Pro ty, kteří mají sklon odkládat věci – LOBOs  (příznivci Lifestyle of Bad Organization) – takové seznamy bohužel přinášejí celou řadu nevýhod. Na jedné straně jsou to očividné instrumenty nátlaku, vymyšlené byrokraty, aby také zbytku světa zapříčinily bezútěšnou existenci. Na straně druhé existuje fenomén „demand resistance“. Prostá skutečnost, že nějaký úkol stojí na jakémsi seznamu, dodá původně snad atraktivní činnosti nepříjemnou pachuť povinnosti. Úkoly zůstanou nesplněné, seznam na nás vyčítavě hledí a takto vyvolané špatné svědomí vede k tomu, že si člověk zakryje oči, zacpe uši, volá „vůbec se nekoukám“ a nakonec toho udělá méně než bez to-do-listu. Když se i přes množství překážek někdy povede jednotlivé body vyřídit, je velmi pravděpodobné, že jsme svůj čas promrhali s banálními maličkostmi namísto toho, abychom se věnovali důležitým, i když méně jasně vymezeným úkolům.

V několika bodech se shodují všichni vynálezci všech metod to-do-listů:

Nemá smysl si na ně psát plány jako „sepsat disertaci“. Každý záznam musí mířit tak blízko, aby se cíl dal dosáhnout každopádně ještě v týž den, nejlépe v příštích pěti minutách. Ideální rozsah má úkol tehdy, když si při jeho dalším rozepisování na jednotlivé body připadáte hloupě („vzít do ruky tužku“). Pomáhá představovat si při psaní, že nejste osobou, která zadání posléze splní. Za prvé to připravuje půdu pro dobrý nápad práci skutečně delegovat a za druhé to prospěje preciznosti popisu práce.

Následuje několik více či méně osvědčených technik.  Snad to někoho inspiruje, aby si sestavil svůj postup „na míru“.

Klasická metoda „ach, tak nějak“

Bez rozdílu všechno, co bychom někdy měli zařídit nebo jsme už dříve měli udělat, si napíšeme na dlouhý seznam, který pak odpracováváme, jak se to právě hodí.
Výhody: Nevyžaduje přemýšlení, vyvolává relativně málo špatného svědomí a nic se nestane, když seznam pár týdnů ignorujeme.
Nevýhody: Málo efektivní. Může to trvat roky, než nějaké body ze seznamu zmizí.

Metoda Lea Babautase – „Zen to Done“

Uděláme si na každý týden seznam se čtyřmi až šesti „big rocks“, tedy rozsáhlejšími úkoly, které rozdělíme na jednotlivé dny. Pro každý den pak máme (vždy nový) seznam s jedním až třemi „důležitými úkoly“, které v každém případě vyřídíme, a sice nejlépe co možná brzy. „Big rock“ pro tento den je v těchto úkolech již obsažen.
Výhody: Důležitá práce má přednost před maličkostmi. 

Nevýhody: Také při této metodě můžeme čekat, že člověk založený nebyrokraticky dříve či později přestane příslušné seznamy vytvářet a odpracovávat. V tu chvíli se vzdá veškeré naděje a vrátí se ke svým starým návykům.

Timothy Ferriss: metoda „čtyřhodinového týdne“

V žádném případě se člověk nemá pouštět do práce, dokud si předem nestanovil jasné priority. Denní seznam úkolů musí být hotov nejpozději večer předem. Od seznamů vedených na počítači Timothy Ferriss odrazuje, protože ty se dají prodlužovat donekonečna. Na list z notýsku o velikosti vizitky se vejde přesný počet těch správných bodů, totiž ne více než dva úkoly denně. Pokud jsou dobře promyšlené, stačí to.

Metoda Marka Forstera – „Procrastination Buster“

Když si člověk předsevzal udělat v jeden den jeden těžký úkol a tři lehké, vyřídí ty lehké a ten těžký zůstane neudělaný. Proto si namísto toho napíšeme na seznam jeden těžký úkol a tři ještě odpudivější povinnosti.
Výhody: S trochou štěstí obtížný úkol skutečně zvládneme. Není potřebná vytrvalá důslednost.
Nevýhody: Chybí místo pro jednoduchá zadání. Zřetelně se zvyšují šance, že se člověku seznam plný náročných a nepříjemných úkolů bude hnusit natolik, že se před ním bude skrývat. Vhodné pro hazardéry.

Mark Forster: metoda „první strany“

Člověk svůj seznam úkolů rozdělí na několik stránek, nová zadání píše vždy na poslední straně, s prací začíná na první. Teprve když je nejméně polovina úkolů z první stránky vyřízená, smí člověk pokračovat na druhé stránce. Výhody: Eventuálně bude skutečně někdy těžký úkol vyřízen ještě před lehkým. Nevýhody: Kdo už se dokáže ovládnout a nepřejít k něčemu lehčímu z další stránky? A proč má někdo, kdo by to dokázal, i přesto k vyřízení úkolů na několik stránek? Vhodné pro disciplinované lidi se spoustou úkolů.

Metoda Alana Lakiena – „ABC“

Všechny body na seznamu úkolů označíme podle jejich důležitosti písmeny A, B a C, přičemž platí priority naše, ne jiných lidí. Úkoly A vyřídíme před úkoly B, nakonec přijdou úkoly C. Ty by ostatně měly stát na jiné stránce notesu, aby bylo ihned zřejmé, jak plýtváme časem, když ji chceme nalistovat; měli bychom si také ověřit, zda se náhodou nedají věčně odkládat. Kdo chce, smí samozřejmě nejprve vyřídit úkoly B a C, musí si ale uvědomit, že jeho zadání A nezůstala ležet ladem proto, že by neměl čas, ale proto, že se dobrovolně zabývá kategoriemi B a C.
Výhody: Kdo plýtvá časem na nedůležité věci, nemůže už před tímto faktem tak snadno zavřít oči. Není potřebná vytrvalá důslednost.
Nevýhody: Také priority vyvolávají u citlivějších povah „demand resistance“. Pro mnohé je snazší důležitý úkol vyřídit tehdy, když se skrývá kdesi mezi „ostrouhat tužku“, „vyžehlit ponožky“ a „vyvenčit psa“.

Metoda Kathrin Passigové – „Nadechnout! Vydechnout!“

Člověk si vytvoří seznam, na který si poznamená všechno, co by případně mohl zase zapomenout, včetně „nasnídat se“ a „zatopit“. Když náhodou vyřídí věc, která na seznamu vůbec nebyla, dodatečně ji tam zapíše a okamžitě odškrtne.
Výhody: Člověk může každý den odškrtnout mnohem více bodů než příznivci jiných seznamů úkolů. Na konci dne pak odpadá onen vágní pocit, že jsme zase nic neudělali. Namísto toho si můžeme černé na bílém přečíst, že jsme byli pilní jako celý úl včelek. A nemusíme si už vůbec nic pamatovat, což je dobře, patříme-li k těm, kteří si neustále pro sebe mumlají „pošta, dobít mobil, zavázat boty“.
Nevýhody: Platí prostě jen množství. Protože je to tak prima pocit, odškrtnout si tolik bodů, člověk sice vyčistí každé písmeno na klávesnici, ale jen málokdy vyřídí něco opravdu důležitého. Kromě toho stráví tvorbou seznamu mnohem více času než u konkurenčních metod.

Ukázky z knihy Odložím to na zítra (Portál 2010)
http://obchod.portal.cz/produkt/odlozim-to-na-zitra/