Váš image za deskou stolu

Schůze jsou obvykle příležitostí, abyste se mohla předvést, ukázat, jakou cenu pro své nadřízené i nejvyšší vedení máte. I když pravděpodobně polovina schůzí je pro každého ztrátou času, patří ke způsobu řízení. Ať již jste účastník nebo máte na starosti řízení schůze, je pro vaši kariéru důležité, jak se uvedete.

Na setkáních odhalíte mnoho o sobě i o svých schopnostech. Ukáže se, zda máte vůdčí, komunikační a vyjadřovací schopnosti, jak si vedete v mezilidských vztazích a zda je na vás spolehnutí.Zamyslete se nad pravidelnými schůzemi, které navštěvujete. Kteří z vašich kolegů vždy zapůsobí? Přistupují ke každé schůzi pokaždé stejně? Pokud ano, čemu se od nich můžete naučit?

SKUPINOVÁ JEDNÁNÍ

Tato jednání mohou mít mnoho podob – od pravidelných týdenních porad s podřízenými až k náročným poradám nejvyššího vedení, kde můžete být ve vedoucí pozici nebo jako účastník. Podívejme se, co můžete očekávat a co je třeba připravit, chcete-li se ukázat v nejlepším světle.

Jako účastník

Jste-li pozvána, abyste se zúčastnila nějaké schůze, zjistěte si, co bude na programu, abyste se mohla připravit. Pamatujte si, je-li celá skupina vyzvána k řešení jednoho nebo více problémů, znamená to, že není na jednotlivci, aby řešil otázku sám. Takže vaše zodpovědnost na poradě je podílová. Každý může sám za sebe vyjádřit svůj názor, ale v konečném důsledku se musí všichni shodnout na jednotném závěru. Jestli si budete hrát jen na svém písečku a sledovat vlastní cíle, můžete se stát nežádoucí osobou a pravděpodobně budete z dalších porad vyloučena. A jakmile jste jednou mimo centrum politického dění v podniku a zbavena možnosti podílet se na rozhodování, vaše pozice se stává zranitelnou.

Příprava je nezbytná. I když vás nemusí vyzvat, abyste se vyjádřila, připravte se, jak nejlépe dovedete, abyste mohla vstoupit do diskuze. Kdykoli to je možné, ale bez zbytečného přehánění, snažte se říct svůj názor a položit inteligentní otázku. Někde je předsedající velice škrobený a nepřipouští vměšování, ale na běžných schůzích zaměstnanců a diskusních poradách, kterých je většina, se snažte být aktivní.

S podřízenými

Snažte se je podpořit a dodat jim odvahu. Uvědomte každého předem oběžníkem, a pokud svoláváte schůzi na poslední chvíli, dejte všem vědět, aby si mohli srovnat myšlenky v hlavě a připravit poznámkové bloky.
Vyhněte se tomu mít vždy poslední slovo a každého kritizovat na osobní úrovni, ať jste v sebevětším pokušení. Srazíte-li jednoho, ostatní se vzepřou a vy nedostanete požadovanou odpověď.

Pověřte někoho, aby udělal zápis, nebo alespoň poznamenal přijaté závěry. Do druhého dne dejte zápis z jednání všem na vědomí a přesně zdůrazněte, kdo je zodpovědný za dodržování přijatých rozhodnutí.
Jestliže úkolem schůze je pohnout s projektem kupředu nebo něco dokončit, vypracujte rozvrh nebo stanovte datum příští porady, aby každý věděl, co se od něj očekává.

Se sobě rovnými

Vašim úkolem je být kolegiální, ale zároveň si získat autoritu jako vedoucí mezi sobě rovnými. Například váš šéf bude chtít vědět, co si skupina myslí, a rozhodne, abyste udělala zápis a předložila mu ho jménem skupiny.

Jestliže se na sezení projednávají vaše problémy a schůze se svolává hlavně ve vašem zájmu, neodcházejte, dokud se jednání nedostane k bodu, kdy je možné dosáhnout shodného stanoviska. V předstihu ovlivněte ty, na nichž bude záležet; postavte se otevřeně k diskusi o možných slabých místech vašeho návrhu a odpovídejte co nejobjektivněji. Dokonce, i když máte k předmětu jednání citovou vazbu, nikdy to nedávejte najevo. Vaši pomlouvači by se na vás vrhli jako psi na raněného zajíce, jakmile by vycítili vaši slabost. Místo toho shrňte výhody vašeho náhledu.

S nadřízenými

Vašim úkolem je být pohotová a aby bylo vidět snahu po spolupráci při dosažení cílů.
Na těchto poradách se staršími vedoucími pracovníky máte příležitost zazářit a podpořit svou osobnost. Nicméně si pamatujte, že i když přitakávači zjednodušují vedené život, nezískají si žádnou reputaci a vedení jim nesvěří větší zodpovědnost. Na druhé straně sýčci, kteří v životě nepřispěli ničím dobrým nebo konstruktivním, jsou únavní. Pokud máte výhrady nebo s něčím nesouhlasíte, klidně to řekněte, ale vyhněte se pověsti někoho, kdo neustále zatracuje cizí nápady. Vedoucí jsou pozitivní, nikoli negativní osobnosti.

Dejte si pozor před tím, postavit sama sebe do pozice někoho, kdo umí zhodnotit každou spornou otázku. Můžete poskytnout podstatný příspěvek, zvážit pro a proti, ale vyhněte se tomu, abyste vždy plnila tuto roli; přinejmenším si příležitostně ponechte rozhodný názor.

Dvě role, které nikdy nesmíte přijmout, jsou rušivý element a ,,nicka“.
Rušivý element vždy přichází pozdě, anebo neustále pobíhá sem a tam sem se vzkazy. O takové osobě se říká,  že se cítí nadřazená této skupině lidí a myslí si, že si nezaslouží její pozornost.

Nicka plní funkci nábytku; její dny jsou sečtené. Jestli se nechcete (nemůžete) zúčastnit, zabíráte potřebné místo a ztrácíte možnost více se zapojit. Větší zapojení přináší vyšší zodpovědnost Více zodpovědnosti znamená být lépe viděna, což znamená pokrok.

Jako předsedající

Vést dobře schůzi vyžaduje přípravu plus komunikační a vedoucí schopnosti. V poznámkách si rozepište program jednání, který by měl být co nejpřesnější. Věnujte tomu maximálně jednu stranu, nejlépe dvanáct řádek. Dopředu si rozepište prezentaci a určete klíčové lidi pro vedení diskuze. Vašim úkolem je oznámit fakta, zahájit diskusi, která povede k navrženým závěrům, zhodnotit všechna pro a proti a dosáhnout nejlepší dohody.

Na schůzi pozvěte pouze důležité lidi, kteří mohou přispět k řešení. Jestliže si sporná otázka vyžaduje souhlas většího počtu lidí, nechte své nadřízené, aby ji svým týmem prošli jako první, a potom přednesete jejich zájem a doporučení na své poradě.

Ať účastníci vědí, co se od nich očekává. Jestliže od nich potřebujete informace, podporu nebo průzkum něčeho, podejte jim dostatečné informace. Jinak může schůze sklouznout do neohrabaného improvizovaného posezení.

Sejděte se hned po ránu, dokud jsou všichni nejčilejší. Jestliže pojednávání zabere celý den, začněte hodně brzy a udělejte si pořádnou přestávku na oběd, řekněme tak jeden a půl hodiny, aby měli všichni dostatek času na občerstvení. Během schůze zařaďte krátké desetiminutové přestávky a navrhněte i krátkou procházku venku, pokud to počasí dovolí.
Vyberte si místnost, která podpoří diskusi. Příliš malá místnost rychle vyvolává klaustrofobní pocity; příliš velká a prostorná hala brání diskusi.

Ukázka z knihy Image ženy, autor Mary Spillaneová, nakladatelství Ikar