Hovory se šéfem

Na kus řeči s nadřízeným... Nemám na mysli zrovna hovory v kuchyňce nad šálkem kávy, ale zásadní rozhovor na nějaké pracovní téma. Mezi čtyřma očima. Nebojte se. Obavy nejsou na místě, protože pravidelná výměna informací na téma spokojenosti a nálady ve firmě mnohé usnadňuje. Co vás čeká a proč se nemáte bát, když si vás nadřízený "pozve na kobereček?"

Monika (33 let) pracuje už léta v jedné velké bance jako asistentka. Díky řadě pohovorů, které už u svého šéfa absolvovala, je dost vytrénovaná, ale stejně - pokaždé když se blíží termín každoročního pracovního pohovoru mezi čtyřma očima, v ní nějaké skryté pochyby přece jen hlodají. "Přitom pro to nemám žádný důvod," říká, "jde přece i o moji perspektivu. A tu mohu v takovém osobním rozhovoru velice dobře ovlivnit." Na pořadu je totiž hlavně její pracovní výkon v uplynulém roce, zhodnocení dosažených společných cílů, které byly stanoveny, kvalita odvedené práce, chování na pracovišti a vztahy mezi lidmi. V mnoha zahraničních firmách, především ve velkých podnicích, je rozhovor mezi čtyřma očima považován za běžný nástroj vedení podniku.

Hovořit jasně, bod po bodu

Samozřejmě, že v tak velké firmě, jako je banka, existují pro tyto pohovory příslušné formuláře, aby příprava byla co nejdokonalejší. Ale i bez použití jakéhokoli vzoru vznikají v případě profesionální spolupráce hodnotné varianty těchto jednání. V žádném případě by člověk neměl možnost cíleného dialogu s nadřízeným či nadřízenou podcenit. Pokud to budete považovat za rutinu a každoroční nemilou povinnost, zahodíte obrovskou šanci.

Vzorový rozhovor:

• Objasnění úkolů a cílů pracovníka v rámci podnikových cílů
  Co přesně spadá do mého okruhu pracovních povinností, jaký význam jednotlivé úkoly mají, jak souvisí s cíli oddělení, ve kterém pracuji, a s cíli podniku?
• Zhodnocení a posouzení podaného výkonu a objasnění kritérií pracovních výsledků
  Jak dobře jsem plnila zadanou práci a na základě čeho můj šéf posoudil moje výkony?
• Odsouhlasit rozsah kompetencí pro rozhodování a jednání pracovníka
  Zde se jde o to, aby pracovník věděl, v jakém rozmezí může na svém pracovišti rozhodovat a na jaké úrovni může jednat.
• Zlepšení spolupráce mezi nadřízenými a podřízenými, kolegy a jinými odděleními
  Padla jste si se svým nadřízeným "do oka", rozumíte si? Jak vypadá celková atmosféra v oddělení a ve firmě: je dobrá, tvůrčí?
• Plán další práce a vývoje pracovníka s ohledem na jeho možnosti a osobní zájmy, a společná dohoda o konkrétních opatřeních v tomto směru

Nanejvýš důležitý bod:

Váš profesní cíl a další postup. V jakém směru byste chtěla rozšířit vaše pracovní úkoly a kompetence? Které schopnosti rozvíjet a co nového se v tomto oboru naučit? Bohatá paleta námětů. V mnoha firmách se vedou podobné rozhovory maximálně jednou, dvakrát do roka. Mezitím se ale vždy najdou příležitosti řešit dílčí záležitosti, například cílový efekt nového projektu, nebo i platové otázky, u kterých vzejde iniciativa většinou od zaměstnance.

V řadě podniků probíhá tzv. roční rozhovor. Je to vlastně taková velká výroční porada, nejlépe mimo budovu firmy, kde kolektiv zaměstnanců pod vedením šéfa zhodnotí uplynulý rok, výsledky podnikání, mezilidské vztahy atd. Nastíní také stručný plán na další období. I v tomto případě je třeba se připravit a hlavně najít odvahu vyslovit své myšlenky před ostatními, obhájit je a eventuálně prosadit.

Nebojte se kritiky

Podle odborníků je důležitá především důkladná příprava na zmiňovaný pohovor. Díky ní přece jen potlačíte strach, který cítíte, když máte s nadřízeným jednat a odpovídat mu co možná nejpodrobněji. Je to běžná reakce. Kdo ale ví, co chce říci, a řídí se vlastními poznámkami, je lépe připraven a cítí se jistější "v kramflecích". Obávané je hlavně téma výkonu pracovníka v uplynulém období: Jak bude moje práce a moje chování ohodnoceno? Psychologové tvrdí, že by měl začít šéf a zmínit se nejprve o tom pozitivním. Také konstruktivní kritika je velice významná - jako šance napravit chyby či nedorozumění.

Pohovor je také příležitost ke kritice směrem "nahoru". Je spolupráce s mým nadřízeným nebo nadřízenou dobrá? Co funguje a co už méně? Je vzájemná informovanost optimální? Je vaše práce dostatečně oceněna a žádána? Podpora "shora" je citelná? Cítíte se v kolektivu dobře? Ve velkých zahraničních podnicích, kde jsou pro tyto pohovory vypracovávány podkladové materiály, končí obvykle výsledný protokol v osobních listech na personálním oddělení. Protokol je podepsán oběma zúčastněnými, často je pracovníkovi dána ještě možnost písemnou zprávu před založením ještě okomentovat v závěrečné doušce.

Zázračné prostředky proti krizi

Jana se obvykle důkladně připravuje na pohovor půl hodiny předem. Říká, že u nich zpravidla trvá asi dvě hodiny. V zahraniční firmě, kde je zaměstnána, se postupuje podle dané struktury a ke každému bodu rozhovoru existuje celkem pětistránkový formulář. Jana si nejdříve vezme formuláře z minulé schůzky a porovná, co bylo tehdy domluveno, co bylo splněno a co ne. Jako u mnoha jiných i u jejího zaměstnavatele je to tak, že pohovor je zároveň důvodem k projednání výše pravidelné roční prémie. Celkovou částku vynaloženou na celý podnik určuje vedení podniku, jak ale bude rozdělena a kolik který zaměstnanec obdrží rozhodují jednotliví vedoucí - a i k tomu zde slouží pohovor s nadřízeným. Odměna se dá tedy vypočítat předem, ale nesmí se přitom zapomínat na dohody z minulého roku.

A co je důležité - pohovor s šéfem je účinný prostředek proti eventuální krizi v zaměstnání. Odborníci tvrdí, že pokud se ve firmě od samého začátku zavede systém pravidelných pohovorů pracovníků s nadřízenými, aby se dalo sledovat, zda je vše v pořádku, je komunikace mnohem snadnější. Chybí-li takový komunikační okruh, můžete zbytečně poukazovat na nějaký domnělý problém, přestože všechno běží tak, jak má. Ale na druhé straně se během každodenní práce objevují různé maličkosti, které nejsou v pořádku. Je třeba smést je se stolu dříve, než se z nich stanou skutečně velké problémy. Nehledě na to, že pohovor vám dává možnost minimálně jednou za rok si důkladně pohovořit o vlastní kariéře a šanci kormidlovat ji správným a vítaným směrem. Pusťte nás konečně jednou ke slovu.

Že podobná forma komunikace ve vaší firmě neexistuje?

Zkuste o pohovor požádat sama! Samozřejmě tak, aby nevznikly nepříjemné pocity ze strany druhého, s dostatečným časovým předstihem a návrhem několika bodů k projednání. Například takto: "Ráda bych si s vámi jednou v klidu pohovořila na téma mých osobních a firemních cílů a také o tom, jak jste spokojen s mojí prací." Bod "kritiky" se dá uvést třeba takto: "Pokud byste měl zájem, ráda bych si promluvila i o své pracovní náplni." Tím uvolníte prostor pro konstruktivní hodnocení - nejen pracovníkům bývá otevřená narážka na kritiku nepříjemná. Abyste se k něčemu takovému odhodlala, potřebujete notnou dávku odvahy a empatie. Ale nezavrhujte to předem, je to každopádně plus pro vaši kariéru.

Autor: Yvetta Mazánková