Jak zorganizovat poradu na poslední chvíli
11. září 2009 - 4:42, admin
Už se vám někdy stalo, že jste zápasili s tím, zorganizovat na poslední chvíli poradu ? Nebylo by to úžasné, kdyby tato skličující situace přišla a vy jste na ni byli pořádně připravení? Následujících sedm technik vám poradí jak na to.
1. Je schůzka opravdu nutná?
Než začnete svůj mítink na poslední chvíli, dobře zvažte, jestli je opravdu tento mítink nutný. Vytvořte si několik vhodných otázek, podle kterých zjistíte, jestli není vhodnější alternativa, se kterou dosáhnete stejných výsledků, jako například telekonference.
2. Mějte srovnány základní věci
Pokud dojdete k tomu, že schůzku je nutné udělat, přesvědčte se, že jste naplánovali základní věci:
- Co je smyslem mítinku?
- Na kdy je naplánovaný - datum a čas?
- Co je na programu?
- Koho musíte pozvat?
- Je třeba zařídit občerstvení?
- Budou třeba nějaké speciální materiály nebo zařízení?
- Jaký je mítinkový rozpočet?
3. Vytvořte si seznam.
Seznamy by měly být strážnými anděly každého, kdo plánuje mítinky. Jsou tu, aby pomáhaly vyhnout se zbytečné panice. Staňte se „seznamovým fanatikem" a mějte seznam pro každý seznam.
4. Vytvořte si seznam kontaktních adres.
Když potřebujete něco rychle vyřídit, komu zavoláte? Právě tito lidé by měli být ve vašem seznamu kontaktů. Zvažte všechno, co potřebujete: zásobování, audiovizuální zařízení apod. a sestavte tento seznam, který bude obsahovat telefonní čísla, faxy a emailové adresy. Ročně tento seznam aktualizujte. Také připojte všechny užitečné webové zdroje, které najdete, ale nezapomeňte je předem zkontrolovat.
5. Budujte si dobré vztahy.
Nečekejte, až budete někoho potřebovat, raději nepřetržitě hledejte cesty, jak budovat „tým snů". Poznejte ostatní mítinkové profesionály, které pak můžete v případu nouze kontaktovat. Dovolte si s nimi prodiskutovat jejich strategie a zdroje, jak se vypořádat s mítinky na poslední chvíli a přidejte k nim svoje rady.
6. Vytvořte si finanční rezervy pro nepředvídané výdaje.
Protože jsou vaše plány uskutečňovány na poslední chvíli, je větší riziko, že se něco nevydaří tak, jak byste si přáli. Jaká je tedy vaše rezerva? Jestliže žádnou nemáte, vaše původní plány se mohou v momentu zmařit a vy budete zápasit ještě více než předtím, protože budete muset vytvořit nový plán. Mějte tedy raději svůj Plán B hotový.
7. Naučte se smát.
Smysl pro humor vám rozhodně pomůže předejít tomu, abyste začali šílet, rozčilovat se a být znechuceni z těch nezorganizovaných manažerů, kteří nechávají věci na poslední chvíli a čekají od vás, že budete dělat zázraky. Pamatujte si, že smích je úžasná technika přežití, která je dobrá pro vaše zdraví a pomůže snížit stres a váš krevní tlak.
Zdroj: www.work-life.cz
