Stanovení priorit

Někdy se může zdát, že každý úkol je velmi důležitý a ještě časově naléhavý. Otázkou je, jaká jsou stanovena kritéria důležitosti. Kumulací více kritérií poznáme reálnou závažnost priorit.

Kritéria

• Termín - je pevně dán a je vyžadován
• Následky - co hrozí při nesplnění úkolu
• Návaznost prací - na vás jsou závislí další pracovníci
• Nadřízenost - vyšší karta bere - příkaz od výše postaveného vedoucího
• Šéfovy priority - na něčem šéfovi zvláště záleží
• Vlastní preference - pro někoho to uděláte raději, určité úkoly se plní s větší radostí

Často se stává, že asistentka začíná pracovat s nepodstatnými záležitostmi a na ty akutní, které by se měly řešit hned, už nezbývá čas. To je skoro objektivní zdůvodnění, ale nikdo to neocení.

Každý nadřízený vidí úspěch v plnění prioritních úkolů, skrze které se dlouhodobě naplňují firemní cíle. Okrajové a nedůležité činnosti jen zdržují. Často se jimi dá zdůvodnit odpočinek - ale to je snad lepší si odpočinout pořádně a ne takto náhražkově. Záleží na okolnostech a možnostech na pracovišti. Počítač se zpomalí spuštěním více programů, mysl také. Soustředění na jeden hlavní úkol umožňuje netříštit síly a řešit povinnosti postupně. Někdy je nutno si tento postup i ubránit a také trvat na postupném plnění. Dělat pět věcí najednou zvyšuje riziko chyb a následných sankcí. V praxi často zvoní telefony, chodí návštěvy, objevují se další úkoly.

Mnoho manažerů označuje každé zadání a e-mail jako prioritu nejvyšší důležitosti. Pro vlastní rozdělení úkolů je možno použít analýzu podle pořadí důležitosti rozlišením úkolů na tři skupiny - A, B, C:

• A - Nejdůležitější úkoly, které můžete vyřídit jen vy sami - maxim. hodnota pro dosažení stanovených cílů a splňují nejvíce kritérií priorit (např. konečný termín dnes vyprší a šéfovi na tom záleží).
• B - Důležité, termín ještě nehoří, ale brzy bude.
• C - Pracné, mají menší hodnotu pro splnění cílů, ale někdy se udělat musí (rutinní činnosti, pořádek, kopírování...).

Několik rad k prioritám:

(Podle A. Lakeina)

• udělejte si seznam úkolů a definujte si je jako A, B, C
• začněte ihned s A-úkoly, ty jsou prioritní
• rozdělte čas a úlohy do zvladatelných částí a pracujte postupně
• pracujte podle pravidla 80/20 (20 % úsilí produkuje 80 % efektu), splnění toho podstatného má největší význam
• vyberte si nejvhodnější čas během dne pro daný druh práce, kterou musíte udělat
• ujistěte se, že máte rezervní čas pro neočekávané okolnosti
• nepřibírejte si cizí úkoly (pokud nemusíte) - potřebujete kapacitu na svou práci
• položte si někdy otázku: „Pracuji nyní na tom nejpodstatnějším?"
• zvažte, zda nejsou C-úkoly (tj. ty zástupné) pro někoho vhodnější než pro vás
• zkoumejte zavedené postupy a návyky, zda by šlo něco zjednodušit nebo vynechat
• pozorujte, jak trávíte čas na trivialitách - abyste se jim do budoucna vyhnuli

Někdy je problém, že A-úkoly přijdou najednou. Který vybrat? Ten, který splňuje nejvíce kritérií. Nakonec je nutno i A-úkoly roztřídit mezi s sebou na A1, A2, A3, protože jdou dělat kvalitně jen jeden po druhém.