Seznamy úkolů

Seznamy úkolů se liší podle mnoha nejrůznějších hledisek:

Seznam úkolů - na příští dny, typický jeden soubor v PC s úkoly, žlutý lísteček s poznámkami, stránka v bloku - co zařídit. V domácností je to klasický seznam k nákupu pro členy rodiny, aby toho moc nezapomněli přinést.
Kalendář - úkoly jsou přehledně rozvrženy podle termínů vyřizování, je zřejmá časová následnost a nutný postup po hodinách, dnech, měsících. Je radost odškrtávat splněné úkoly. Na počítači je vhodný počítačový program MS Outlook (dříve např. Lotus Organizcr, Sidekick). Podmínkou je umět využívat všechny možností programu.
Plánovací diář s podtrženými nejdůležitějšími úkoly, „rafinovaný" kalendář ukazuje úkoly nejen v čase, ale určuje především pořadí důležitosti úkolů.
Do seznamu pracovních úkolů se vejde ještě rozměr vašeho osobního života a osobních hodnot a cílů - tj. plánování i vlastních záměrů („Práce je prostředkem k životu").

Doporučení:

Kdyby asistentka rozhodovala jen o sobě a svém čase, vše by šlo zvládat přehledně a v klidu.

Často však vede asistentka diář svému nadřízenému a domlouvá se s ním na rozvržení jeho času a jeho plánech. Záleží na reálné spolupráci, otevřené komunikaci nadřízeného a pozici asistentky.
Plánování času může být u obou nezávislé, společné nebo zástupné. Nejúčelnější je spolupráce při synchronizaci úkolů v diáři. Dlouhodobé úkoly a plány jsou často zároveň ve formě harmonogramu vedeny zvlášť a vystaveny např. na nástěnce. Asistentka sleduje provázanost aktuálních úkolů a rozvržení času u sebe v diáři a podle dohody i v diáři šéfa v návaznosti na dlouhodobý rozvrh. Upozorňuje s předstihem na klíčové termíny včetně nutné součinnosti s dalšími pracovníky. Je vhodné dohodnout se s nadřízeným, jaké on vidí priority v řešení úkolů a zároveň si domluvit „jízdní řáď* běžného dne (pokud není jasně zaveden).

Časový rozvrh standardního pracovního dne umožňuje pracovat v blocích, tj. mít čas na zpracování pošty, kdy předložit dokumenty k podpisu, pravidelné porady se zápisem, objednané návštěvy, aktuální úkoly, hierarchii telefonátů v hájené době, kdy k nadřízenému nikdo nesmí. Je téměř povinností vychovat svého šéfa k synchronizaci údajů. Např. dohodou o pravidelném denním setkání ráno nebo v závěru pracovní doby, kdy rekapirulujete celý den a domlouváte program na zítřek. Nejbližší úkoly jsou provázány s dlouhodobými termíny. Odškrtávejte si denně plnění krátkodobých úkolů - nepřetahujte si moc úkolů do jiného dne - valí a nabalují se stále další a další. Diář je osou pro termíny nadřízeného a vlastní úkoly v návaznosti na další pracovníky a jejich úkoly. Asistentka nemá v popisu práce roli jasnovidce a věštce, proto je nutné denně aktualizovat diář a upozorňovat sebe a nadřízeného na blížící se plnění závazků v rámci dlouhodobého časového plánu.
Priorita je klíčové slovo, pro manažery zadávající práci může znamenat vždy něco jiného, záleží jaká kritéria určují přednostní právo.