Plánování času
Bez plánování jednotlivých činností během pracovního dne byste nemohli vědět, co a kdy dělat. Čas vynaložený na plánování se několikanásobně vrátí v efektivitě práce. Výkonnost je schopnost pracovat rychle a s nasazením, efektivita znamená způsob, jak pracovat účelně s nejlepšími výsledky.
Každý den má pouhých 24 hodin a vaše pracovní doba i s přesčasy není nekonečná. Plánování toho, co lze dopředu odhadnout, snižuje úzkost ze závalu práce a dává jasnější hranice očekávaným činnostem.
Vedle aktuálních událostí, které denně zavalují agendu asistentky a jsou nevypočitatelné - je část zmapovatelná, a tu je vhodné rozvrhnout. Struktura vnáší pořádek do chaosu, opěrné body v čase určují posloupnost povinností a prostor možného volna.
Obecná metoda práce
- Sestavte si seznam svých úkolů (často i šéfových).
- Promyslete si, jak dlouho se jim budete asi věnovat.
- Nechte si rezervu na nenadálé události (neplánujte příliš těsně).
- Určete si nejdůležitější úkoly (priority) a co můžete zadat někomu jinému.
- Odškrtněte si splněné úkoly a zbývající zařadte do nového seznamu - plánu.
Záleží na možnostech a zavedených postupech každé asistentky. Nejhorší varianta má podobu „holka pro všechno, na zavolání". Je stále k dispozici a činnosti provádí „flexibilně", pokaždé jinak, jak si nadřízený okamžitě vzpomene, úkoly dostává podle momentální situace a netuší, co se stane za hodinu. Nemá žádný seznam úkolů a čeká, co bude. Na chaos je nejlepší informovanost a stanovení jasných hranic.
