Vlastnosti asistentky
Pro naplnění poslání sekretariátů musí asistentka splňovat řadu kvalifikačních a osobnostních předpokladů. Stačí si jen prohlédnout inzeráty, jejichž klíčovým slovem je asistent - asistentka - sekretářka a hned získáte škálu charakteristik kvalifikačních a osobnostních.
Také personální agentury nemají jednoduchou pozici při hledání vhodného kandidáta nebo kandidátky pro objednavatele.
Snazší výběr mají personalisté, kteří jsou obeznámeni se specifiky organizace a vědí, jaký typ pracovníka se bude do jejich kolektivu hodit.
Do nabídky kromě základních charakteristik, tj. kvalifikačních předpokladů, nelze vsunout informace typu: hledáme pracovnici, která bude ochotná pracovat dvanáct hodin denně, kromě svých osobnostních předpokladů bude vychytávat šéfovy nedostatky, nebude zneužívat informací firmy, bude dbát dohodnutých pravidel, nebude lhát, pletichařit a pomlouvat, nebude porušovat dohodnutá pravidla a nebude neuctívá k základním hodnotám firmy.
Požadavky některých budoucích zaměstnavatelů na vydefinovanou pozici asistentka, případně sekretářka:
- Znalost práce na PC Word, Excel, preciznost, pečlivost, odpovědnost
- Časová flexibilita, dobré organizační schopnosti
- Základy účetnictví výhodou, zájem o administrativní práci a kontakt s klientem
- Jazykové znalosti výhodou, SŠ, příp. VOŠ
- Praxe min. 3 roky, samostatnost, spolehlivost, vlastní iniciativa
- Pracovní náplň: zavedení systému kontroly vnitřního chodu společnosti, vedení kanceláře, včetně veškeré agendy
- Dobrá znalost PC (Office, Word, Excel), zákl. komunikace v AI nutná
- Obchodní vystupování a přístup k zákazníkům, komunikativnost, organizační schopností, práce na PC (MS Word, Excel, Outlook, IT),
- AJ, komunikace s klienty, dobrá znalost práce na PC (MS Office, Word, Excel, Internet),
- Základy účetnictví, organizační schopnosti
- Pečlivost a příjemné vystupování, částečná znalost PC a AJ, zájem o výpočetní techniku a Internet, účetnictví výhodou, znalost italštiny
- Samostatnost, časová nezávislost
- Komunikační a organizační schopnosti+praxe, spolehlivost, zodpovědnost
- Příjemné vystupování a komunikační schopnosti, samostatnost
- Organizační schopnosti, trestní bezúhonnost
- Spolehlivost, Časová flexibilita, ŘP skupiny B
- Základní znalost NJ nebo AJ výhodou, praxe dva a více let na podobné pozici
- Rychlost, pečlivost a příjemný hlasový projev, SŠ - stavební směr
- Schopnost vyjednávat s dodavateli, komunikace s klienty
- Vyřizování reklamací atd., požadavky: SŠ/VŠ, AJ
- Praxe v bankovním sektoru podmínkou, znalost elektronického bankovnictví
- Pečlivá, flexibilní a spolehlivá osobnost, vyřizování objednávek
- Informování klientů, administrativa atd., praxe min. 2 roky na podobné pozici
- Znalost práce s PC, chuť pracovat na recepci a v administrativě, zkušenosti na asistentské či sekretářské pozici (nutná zkušenost se zápisy z porad)
- Časová flexibilita, organizační schopnosti, praxe min. 1 rok
- SŠ, výborná znalost angličtiny slovem i písmem - spolupráce s cizinci, praxe v administrativě nejméně šest měsíců
- Znalost práce s PC (Excel, PowerPoint výhodou), flexibilita, organizační schopnosti, SŠ/VŠ
- Min. 2 roky obchodní praxe v IT, dobrá znalost systémů MS Office a oboru IT.
- Aktivní AJ+NJ, ŘP sk. B, nové technologie a špičkový hardware.
Tyto požadavky lze shrnout do následujících kvalifikačních a osobnostních předpokladů:
1. Kvalifikační předpoklady:
1. Kvalifikační předpoklady:
Administrativní činnosti, organizační činnosti, základní znalosti účetnictví a ekonomiky, základní znalosti personální práce, dobré znalosti práce s jazykem a jazyková vybavenost, práce s PC (Word, Excel, PowerPoint), práce s informačními technologiemi, znalost public relations (PR, tj. vztahy s veřejností), společenský protokol a vystupování
2. Osobní vlastnosti:
Vytrvalost, dobré vystupování, diplomacie, sounáležitost s firmou, umění jednat s lidmi, komunikační schopnosti, flexibilita, smysl pro pořádek a uspořádání, osobní vkus a společenský přehled, akceschopnost, pozitivní myšlení, potřeba osobního rozvoje.
2. Osobní vlastnosti:
Vytrvalost, dobré vystupování, diplomacie, sounáležitost s firmou, umění jednat s lidmi, komunikační schopnosti, flexibilita, smysl pro pořádek a uspořádání, osobní vkus a společenský přehled, akceschopnost, pozitivní myšlení, potřeba osobního rozvoje.
Kvalifikovaná a schopná asistentka ovlivňuje výkonnost manažera, ale podstatným způsobem také jeho neformální autoritu a image. Kvalitní asistentka je pro manažera výhrou, je schopna plnit úkoly, které podstatným způsobem zvyšují řídící potenciál manažera.
Přínos asistentky pro zvýšení účinnosti práce manažera:
Asistentka šetří manažerovi čas, který se někdy může blížit až k polovině jeho pracovní doby.
Kvalitní asistentka by měla být samostatně schopna rozhodovat, co z došlé pošty přijde na jeho stůl, co vyřídí někdo jiný, přičemž vyřízení písemností někým jiným musí umět zorganizovat tak, aby byla zajištěna požadovaná úroveň a termín vyřízení.
Obdobně řeší i telefonáty a návštěvy.
Asistentka by měla spoluvytvářet s manažerem jeho měsíční, týdenní a denní program, sledovat plnění termínovaných povinností a dbát, aby v dodržování programu nebyl manažer rušen vlivy, které lze vyřídit jindy nebo jinak.
Asistentka vytváří neformální informační spojení manažera s kolektivem podřízených spolupracovníků, přičemž význam tohoto spojení roste s výší řídicí úrovně manažera.
Asistentka vytváří neformální informační spojení manažera s kolektivem podřízených spolupracovníků, přičemž význam tohoto spojení roste s výší řídicí úrovně manažera.
Má být schopna poskytnout manažerovi zpětnou vazbu a z reakcí asistentky si může manažer udělat představu, jak budou spolupracovníci reagovat na určitá rozhodnutí.
Má organizační schopnosti a pracuje samostatně, je vynikající organizátorkou, postupuje nejen systematicky a detailně, ale také s potřebnou kreativitou a vynalézavostí.
Dokáže analyzovat nové situace, vyžadující operativní řešení.
Dokáže analyzovat nové situace, vyžadující operativní řešení.
Není-li k dispozici manažer, dokáže zvolit optimální přístup, který vede k dosažení původního cíle.
Její diskrétnost umožňuje přístup k mimořádně závažným informacím, s nimiž pracuje, s velkou citlivostí. Vůči manažerovi a firmě vystupuje vždy loajálně.
Systematičnost a přesnost asistentky nevyžaduje žádnou kontrolu. Za svou trvale kvalitní práci nese vědomě plnou zodpovědnost.
Vůči svému sociálnímu okolí vystupuje tolerantně a nediferencuje lidi podle osobních pocitů a sympatií. Je korektní, přátelská a vstřícná. Za každé situace se ovládá.
Dobře zná strukturu, činnosti i personální obsazení firmy. Je schopná poskytovat vyčerpávající informace o vlastních útvarech a dobře se orientuje i v ostatních strukturách. Vždy dokáže manažerovi poskytnout nebo získat potřebné informace.
Je schopna orientovat se v různorodém prostředí mezinárodních firem. Umí a zná specifika různých kultur a dovede přizpůsobit chování své i svého manažera těmto požadavkům. Orientuje se i ve formálních náležitostech a různorodých požadavcích interkulturálního prostředí.
Systematičnost a přesnost asistentky nevyžaduje žádnou kontrolu. Za svou trvale kvalitní práci nese vědomě plnou zodpovědnost.
Vůči svému sociálnímu okolí vystupuje tolerantně a nediferencuje lidi podle osobních pocitů a sympatií. Je korektní, přátelská a vstřícná. Za každé situace se ovládá.
Dobře zná strukturu, činnosti i personální obsazení firmy. Je schopná poskytovat vyčerpávající informace o vlastních útvarech a dobře se orientuje i v ostatních strukturách. Vždy dokáže manažerovi poskytnout nebo získat potřebné informace.
Je schopna orientovat se v různorodém prostředí mezinárodních firem. Umí a zná specifika různých kultur a dovede přizpůsobit chování své i svého manažera těmto požadavkům. Orientuje se i ve formálních náležitostech a různorodých požadavcích interkulturálního prostředí.
Své chování dokáže přizpůsobit situaci a osobám, s nimiž je v kontaktu. Ovládá pravidla oblékání a líčení jak své osoby pozici asistentky, tak i schopnost poradit manažerovi v této oblasti v kontextu situace a organizace.
Odborné a osobní kvality z ní činí respektovanou
spolupracovnici manažera, která se těši vysoké autoritě, oblibě a důvěře.
K tomu, aby formální předpoklady asistentky byly v plné míře zúročeny, je nezbytné, aby manažer se svou asistentkou vytvořili dobře fungující tým. Manažer musí znát silné i slabé stránky své asistentky a má vědět, v čem se na ni může spolehnout. Asistentky musí naopak znát styl práce svého šéfa a vědět, co od něho lze očekávat.
Význam a váha jednotlivých výše uvedených kritérií není samozřejmě stejná a v závislosti na pozici manažera v hierarchii řízení se mění i co do struktury. Nicméně v každém případě by mělo jít o vyváženou strukturu, přesně odpovídající konkrétním potřebám toho kterého manažera, vyplývající z jeho funkce v organizaci.
Odborné a osobní kvality z ní činí respektovanou
spolupracovnici manažera, která se těši vysoké autoritě, oblibě a důvěře.
K tomu, aby formální předpoklady asistentky byly v plné míře zúročeny, je nezbytné, aby manažer se svou asistentkou vytvořili dobře fungující tým. Manažer musí znát silné i slabé stránky své asistentky a má vědět, v čem se na ni může spolehnout. Asistentky musí naopak znát styl práce svého šéfa a vědět, co od něho lze očekávat.
Význam a váha jednotlivých výše uvedených kritérií není samozřejmě stejná a v závislosti na pozici manažera v hierarchii řízení se mění i co do struktury. Nicméně v každém případě by mělo jít o vyváženou strukturu, přesně odpovídající konkrétním potřebám toho kterého manažera, vyplývající z jeho funkce v organizaci.
Klíčová slova:
