Sekretariát jako místo společenského styku
Sekretariát není jen organizačním servisem vedoucímu pracovníkovi, ale také místem společenského styku pro zaměstnance, a hlavně pro návštěvy zvenčí. Proto dobrá asistentka nevystačí jen s pouhou odborností a organizační zdatností. Navíc musí mít vrozenou inteligenci, odvahu a v neposlední řadě také společenské vychování i schopnost je v každém okamžiku uplatňovat.
Ne každý člověk může být krásný, ale příjemný a prostředí uměřený vzhled je v možnostech každého. Správná asistentka neusiluje o to, aby na sebe svým zjevem strhla pozornost, ovšem měla by být tak říkajíc příjemná všem smyslům vnímajícím na dálku, tedy zraku, sluchu a čichu.
Upravená asistentka
Žena s upravenými vlasy, nenápadným make upem, v odpoleních šatech či vhodné kombinaci sukně a halenky s lehkým svetříkem decentní barevnosti se jako sekretářka necítí zaskočena, ani když ji šéf vezme s sebou či vyšle na důležitou návštěvu. Samozřejmostí by měly být i dobře upravené a čisté ruce. Dobře by se měla jevit i sluchu. Znamená to určitou kulturu řeči blízkou spisovné formě, zásadní nepřítomnost "silných" výrazů, schopnost držet se tématu a neodbočovat v hovoru na nepodstatné věci, klidný tón a schopnost sebeovládání. A protože na dálku vnímá i čich, měla by lehká vůně, nejlépe dobrého toaletního mýdla, zastřít jinak neodstranitelnou známku tělesného pachu, který je vlastní nám každému. Zároveň by však vůně, včetně dobrého parfému, neměla být agresorem útočícím na dálku.
Důležité vybavení sekretariátu
Protože je působiště sekretářky obvykle nejen místem pracovního, ale i společenského styku, mělo by mít i k tomu účelu nezbytné vybavení. Měl by zde být především malý konferenční stolek a sezení pro návštěvy. Přímo zde, nebo aspoň v bezprostřední blízkosti, by měl být umístěn vařič či kávovar, také ovšem chladnička a skříňka na stolní nádobí. Místo k jeho umývání by naopak mělo být oddělené nebo snadno zakrytelné.
Z jídelního nádobí by nemělo chybět alespoň šest dezertních talířků v kompletu se šesti kávovými šálky a podšálky, stejný počet by měl obsahovat i čajový servis s konvicí a cukřenkou. Skleněné nápojové nádobí by mělo obsahovat universální sklenice na nealkoholické nápoje raději ve větším počtu, dále pro slavnostní okamžiky či přípitky univerzální sklenice na nožičce (mírně uzavřeného tvaru), případně štíhlé či otevřené sklenice na šampaňské. Důležité jsou i kompletní příbory a kávové lžičky ze stejné sady a vždy z nerez oceli.
Rozhodně je nezbytné vyvarovat se toho, aby talířky, šálky, sklenice či příbory podávané hostům, budily na první pohled dojem dobrovolné sbírky zaměstnanců. Tedy aby jednotlivé kusy pocházely z různých sad a servisů. Není zrovna nutné používat míšeňský porcelán. Stačí, když serióznost a důvěryhodnost firmy nenápadně podpoří několik stejných, byť i prostých, šálků a podšálků.
Potom již záleží na asistentce, komu a jak umí co nabídnout, aby se cítil dobře. Chladnička by měla obsahovat v první řadě širší výběr nealkoholických nápojů, počínající stolní neslazenou vodou a končící u koly, džusu či toniku. V zásobě by měla být káva a dobrý čaj a nevadí, bude-li v sáčkovém balení, protože nabízíte občerstvení a nejste klub znalců. Chladnička uchová v optimální teplotě i láhev dobrého bílého vína, pokud návštěvy preferují červené, mělo by být uloženo ve skříňce při pokojové teplotě. Nealkoholické nápoje ať horké či chlazené včetně kávy a čaje může nabídnout sekretářka sama, u návštěvy zvenčí je to dokonce pravidlem. Alkoholický nápoj podává až na výslovné přání šéfa a téměř nikdy zaměstnancům. Zároveň dbá, aby v sekretariátě nezasedal kávový klub a přítomen zde byl jen ten, kdo je ohlášen u šéfa.
Kdy stát a kdy sedět?
Asistentka může v sedě přijímat jen podřízené, pokud nejsou starší než ona sama, ale neubude jí, když dá najevo, že vstupujícího vnímá, povstáním… Jedinou omluvou je prokazatelně důležitá práce, která nesnese odkladu, a která jí vstát neumožňuje. V každém případě povstane, když přijde návštěva zvenčí a uvede ji ihned podle domluvy k šéfovi nebo usadí u konferenčního stolku.
V době, kdy se nosí kabáty, pomůže návštěvě si odložit. Při odchodu méně významné návštěvy se s ní rozloučí jen vyslovením pozdravu, případně přitom, kdy jí pomůže s oblékáním kabátu. U důležitější návštěvy podrží při odchodu dveře a slovně se loučí až na prahu. Opravdu významné návštěvy doprovází až za dveře sekretariátu sám šéf. Potom sekretářka povstane a s návštěvou se loučí buď slovy či jen pokynem hlavy. To tehdy, odchází-li návštěva během živého rozhovoru se šéfem, který není radno přerušit.
Asistentka by také měla dbát na to, aby měl šéf ve skříni své kanceláře šaty pro společenské události v případě, že chodí spíš sportovně. Měla by tu být i nepoužitá košile, kravata, ponožky a boty (samozřejmě čisté), které se k sobě hodí. Potom nebude nutností náhlého formálního jednání zaskočen ani šéf a asistentka získá nejen dobré body, ale také punc profesionality.
