Práce s dokumenty

Tvorba dokumentů, ukládání a šablony

Při nástupu do firmy vám nejspíš správce sítě určí místo, kam je třeba vytvořené dokumenty ukládat. Může se stát, že toto umístění zapomenete anebo ve složce, kde byste předpokládaly, že soubor bude, najednou z nepochopitelných důvodů není.
Musíte se vydat osvědčenou cestou hledání souborů.

Funkce Hledání v nabídce START

V tomto případě budete vyhledávat všechny soubory vytvořené v programu MS Word, tedy soubory s koncovkou *.doc s včerejším datem poslední změny. Pokud si pamatujete alespoň částečný název souboru (soubor se například jmenoval nějak od A), budete vyhledávat soubory podle názvu.

Postup

• Klepněte na START- Hledat - Soubory či složky...
• Klepněte do pole Název na záložce Název a umístění z napište a*
• Zkontrolujte, zda je v poli Oblast hledán i nastaven Tento počítač
• Klepněte na záložku Datum a nastavte zde tlačítkem Během posledních dnů číslo 1.
  Klepněte na tlačítko Hledato nějaký síťový disk, který je umístěn na serveru.

Důvod, proč se data umisťují na server, je prostý. Všechna data na serveru se zálohují, takže v případě nějaké katastrofy (např. nenadálého kolapsu síťového disku pod vlivem pracovního přepětí) je možné data obnovit.

Soubory tvářící se stejně

Denně vytváříte dokumenty a řada z nich může být velmi podobná. Často se to týká faxů, novinek, nabídek, tedy dokumentů, které musí mít vždy stejné náležitosti, např. hlavičku společnosti, logo, adresu. Nejjednodušší možnost, jak si usnadnit a urychlit práci, je následující:

Otevřete nějaký hotový dokument, uložíte ho pod jiným (novým) názvem a pouze dopíšete nebo přepíšete nové informace. Od této chvíle jsou veškeré změny ukládány pouze do nového souboru a originál je nedotčen.
Postup

• Otevřete minulou zprávu
• V nabídce Soubor klepněte na Uložit jako
• Zprávu nově pojmenujte (např. můžete použít datum) a uložte

Vytvořte si šablonu

Pokud ale tuto zprávu budete odesílat téměř každý den, mazání předchozích textů vám zabere spoustu času a navíc se mi může omylem stát, že nějakou informaci zapomenu změnit.

Proto si vytvořte prázdnou zprávu, dokument, který bude obsahovat pouze obecné údaje, a uložíte ho jako tzv. šablonu. Až budete příště potřebovat vytvořit zprávu, klepnete v nabídce Soubor na Nový a svou šablonu najdete na záložce Obecné.
Postup

• Otevřete hotový fax a vymažte všechny údaje kromě těch, které se neustále opakují - název společnosti, logo, adresy, IČ apod.
  Klepněte na nabídku Soubor - Uložit jako
• Dokument pojmenujte
• Změňte typ souboru - nyní ukládáte Šablonu dokumentu (*.dot)
• Všimněte si, že Word sám změnil složku, do které šablonu ukládáte - uloží vaši zprávu mezi ostatní používané šablony
• Klepněte na tlačítko Uložit

Odesílání faxu nebo e-mailu lze uskutečnit i přímo z Wordu, tedy z vašeho počítače. Pokud potřebujete odeslat zprávu e-mailem kolegovi ke schválení, použijte nabídku Soubor- Odeslat. Word vám nabízí několik možností, jak otevřený soubor odeslat: jako prostý e-mail, jako přílohu e-mailu, nově i jako přílohu k revizím i jako fax.

Práce s více dokumenty, sledování změn

Každá novější verze programu Word nám více či méně ulehčuje práci se soubory. Od verze 2000 platí, že se mezi soubory můžeme přepínat pomocí hlavního panelu Windows a několik různých textů můžeme kopírovat a vkládat přes tzv. schránku. Schránka je krátkodobá paměť. Když kopírujete nebo přesunujete text (pomocí funkce vyjmout), vše se do ní ukládá. Pokud tedy označím odstavec a zkopíruji ho (např. stisknutím Ctrl+C), objeví se ve schránce a zůstane zde, dokud nekopíruji další text. Od verze 2000 již Word umožňuje využívat více položek kopírovaného textu nebo objektů, což velmi usnadňuje slučování několika dokumentů.
Schránka není pouze součástí Wordu, funguje v rámci všech programů rodiny Office. Po zobrazení schránky (Zobrazit - Panely nástrojů - Schránka) si tedy mohu zkopírovat libovolný text v e-mailu, dále tabulku v Excelu a ještě např. odstavec na nějaké we-bové stránce a vše poté vložit do Wordu, a to ještě v libovolném pořadí!
Další důležitou funkcí je Sledování změn. Využijete ji v případě, kdy budete spolupracovat na dokumentu s dalšími kolegy a budete muset porovnávat změny, které navrhují kolegové, s vlastním textem.
Postup

• Dokument zamkněte v nabídce Nástroje - Zámek - Dokument lze měnit jen sledovanými změnami a potvrďte tlačítkem ok Heslo zadávat nutně nemusíte (je libovolné)
• Dokument uložte, takto zamčený dokument odešlete svému kolegovi. Od této chvíle se veškeré změny, které váš kolega v textu provede, zobrazují jinými barvami. Když soubor dostanete zpět, otevřete ho a odemkněte (Nástroje - Odemknout dokument).
• Nejen že všechny změny přehledně vidíte, ale můžete dokonce spustit funkci Přijmout či zamítnout změny v nabídce Nástroje - Sledování změn. Díky této funkci již jen procházíte jednotlivé změny a můžete se rozhodnout, zda je přijmete či nikoliv. Na dokumentu můžete samozřejmě spolupracovat s více uživateli. V tom případě jsou změny každého uživatele zvýrazněny jinou barvou.

Formátování, odstavce a tabulátory

Každý dokument, i ten nejjednodušší dopis, vyžaduje úpravu a formátování. Při běžné práci většinou stačí používat panel nástrojů Formát se základními tlačítky pro změnu vzhledu písma. Zřejmě ani vám nebude dělat problém změnit velikost, typ nebo barvu písma, nicméně, umíte efektivně při své práci využívat pravítko a značky, které jsou na něm umístěné?
Na pravítku, na rozhraní bílé a šedé části, jsou umístěny značky pro formátování odstavců. Na levé straně se jedná o takové dva trojúhelníčky, horní pro odsazení prvního řádku odstavce a dolní pro odsazení celého odstavce od levého okraje stránky. Na pravé straně najdete pouze jednu značku, která se používá pro odsazení odstavce zprava.
K odsazení textu se používá klávesa Tab (najdete ji nad klávesou Caps Lock). Tato klávesa vždy posune text o 1,25 cm, popř. na nejbližší násobek tohoto čísla. Téměř nikdy ale neodsadí text přesně na místo, kam potřebujete. Většina lidí, a teď samy dejte ruku na srdce, tuto situaci řeší tak, že zbytek „domezerníkují", což ve výsledku, jak mi potvrdilo mnoho školení, může způsobit nenadálé návaly vzteku a nervozity u zkušenějších kolegů, kteří s dokumentem dále pracují.
Pokud tedy potřebujete odsadit text o nějakou konkrétní vzdálenost, můžete si přímo na pravítko umístit své vlastní tabulátory. Jsou to značky, které vypadají jako L a na pravítko je umístíte klepnutím na pravítko na danou pozici, např. 5 cm. Typ tabulátoru lze měnit tlačítkem, které je umístěno nalevo od pravítka.
Tabulátory mají několik nesporných výhod. Umístíte je (jeden nebo více) na pravítko, stisknete klávesu Tab a kurzor na aktivním řádku „skočí" přesně na pozici danou pravítkem. Po stisknutí klávesy Enter tabulátor zůstane na pravítku a platí tedy i pro další řádek. Na konci odsazeného textu tabulátory zrušíte tak, že je „odtáhnete" levým tlačítkem myši dolů do dokumentu. Díky pravítku a výše popsaným značkám se psychicky lépe vyrovnáte s některými automatickými opravami, které mnohé z nás dovádějí k šílenství. Jako přiklad uvedu situaci, kdy Word odsadí odrážkovaný nebo číslovaný text do půl stránky.

Styly
Styly jsou jednou z velmi praktických funkcí Wordu. Každý styl je v podstatě sada formátování uložená pod nějakým jménem. Pokud často píšete nejrůznější dokumenty, musíte je i formátovat, a právě při tom vám styly mohou neuvěřitelně ulehčit práci.
Jestli si chcete vyzkoušet, zač je toho loket, Word vám nabízí poměrně rozsáhlou knihovnu stylů (najdete ji na panelu nástrojů Formát, vlevo od typu písma). Pro začátek doporučuji používat styly nadpisů. Každý z nich (Nadpis 1 až Nadpis 9) má definovanou velikost a typ písma, nějaké odsazení apod.
Při podrobnějším zkoumání (v nabídce Formát- Styl) zjistíte, že každý styl je kombinace formátu písma, odstavců, tabulátorů, odrážek a číslování, a mimo jiné má i definovanou úroveň textu v osnově (pro případ, kdybyste do dokumentu chtěly vložit obsah). Každý styl je možné měnit, což doporučuji pouze protřelejším uživatelům. Nicméně každý si může vytvořit své vlastní styly, které poté bude používat ve všech dokumentech.
Styly jsou uloženy spolu s textem v souboru, ve kterém jste je použily nebo vytvořily. To znamená, že pokud si vytvoříte dokument na jednom počítači a pošlete ho např. elektronicky na jiný, styly se zachovají v souboru a nejsou tedy závislé pouze na místě, kde byly vytvořeny. Nicméně, styly lze ze souboru také převzít a uložit do tzv. normální šablony Wordu, což znamená, že je budete moci využívat i v ostatních dokumentech.

Příprava dokumentu pro tisk
Díváte se ráno, než vyrazíte z domu, do zrcadla? Ano! A proč? Abyste měly jistotu, jestli je vše v pořádku. Ze stejného důvodu používáte ve Wordu náhled (Soubor - Náhled). Pěkně naformátovaný dokument je třeba připravit pro tisk, a i ten nejjednodušší dokument musí mít správné okraje stránky.
V případě, že potřebujete dokument vylepšit o záhlaví a zápatí, budete mít již více práce. Záhlaví a zápatí dokumentu naleznete v nabídce Zobrazit- Záhlaví a zápatí. Do této části dokumentu můžete vkládat jednoduchý text (adresu a telefony vaší firmy), obrázky (například logo firmy) a dále tzv. pole, což je speciální text, který se sám aktualizuje. Nejjednodušším polem je datum, které se každý den mění podle data nastaveného ve Windows.
U delších dokumentů se můžete setkat s požadavkem, aby se záhlaví a zápatí jedné části dokumentu lišilo od druhé. V takovém případě musíte soubor rozdělit na dva tzv. oddíly, z nichž každý bude mít své vlastní záhlaví a zápatí (toto platí i pro okraje stránek, číslování stránek a jiné...).
Postup - rozdělení dokumentu na dva oddíly

• Klepněte na konec stránky, která je poslední v prvním oddílu
• V nabídce Vložit zvolte Konec - pokračování na další stránce

V případě, že potřebujete oddíly spojit

• Vyberte v nabídce Zobrazit možnost Normálně
• V normálním zobrazení smažte konec oddílu klávesou Delete
• V nabídce Zobrazit se přepněte zpět do Rozvržení při tisku

Hromadná korespondence
Jako asistentka manažera budete mít nejspíš na starosti i šéfovy kontakty, s čímž souvisí i jejich pravidelné obesílání pozvánek např. na porady, oslavy nebo firemní večírky. Při takovém rozesílání vám velmi usnadní práci funkce Hromadná korespondence ve Wordu.
Celá filozofie této funkce je následující. Nejdříve vytvoříte základní dopis, který budete rozesílat a poté do něj jednoduše a najednou vložíte jména a adresy osob, jimž budou dopisy adresovány. Ulehčení práce je tedy nejen v tom, že z jednoho dopisu vmžiku vytvoříte dopisů např. sto, nýbrž i v tom, že pro vyplnění jmen a adres všech kontaktů použijete již hotovou databázi, kterou může být např. soubor z programů Excel, Access nebo dokonce i Outlook.
A právě v tomto je tato funkce kouzelná, pokud máte pečlivě vedeny všechny kontakty v Outlooku, je pro vás splnění takového úkolu více než snadné. V hromadné korespondenci ale samozřejmě nejde jen o dopisy. Touto funkcí můžete vytvářet i obálky a štítky.
Postup vytvoření formulářových dopisů s využitím adres v Outlooku

• Otevřete Outlook a klepněte na složku Kontakty
• V nabídce Nástroje klepněte na funkci Hromadná korespondence
• Ve Wordu poté vytvoříte dopis, do kterého můžete vložit nejrůznější adresní pole pomocí panelu nástrojů Hromadná korespondence (tlačítko Vložit slučovací pole)
• Dopis a jednotlivé adresy poté sloučíte do nového dokumentu, který bude rozdělen na jednotlivé oddíly - každý oddíl odpovídá jednomu dopisu

Tabulky a grafy
Tabulky většina lidí tvoří v programech Word a Excel. Co je lepší, nebo spíš menší, zlo? Pokud musíte vytvořit spíše textovou tabulku, můžete použít Word, pokud ale jde o tabulku s čísly, již bych Word nepoužívala. Poměrně značně závisí na verzi vašich nainstalovaných programů. Tabulky ve Wordu můžete velmi efektně tvořit od verze 2000 (včetně), v nižších verzích bych tvorbu tabulky přirovnala spíše k marnému trápení a rovnou bych ji začala tvořit v Excelu.
Pokud se rozhodnete tabulky tvořit v Excelu, čeká vás mimo jiné snadná tvorba tabulek do připravené mřížky, možnost použití různých číselných formátů, vkládání vzorců a funkcí, tvorba grafů, využití číselných řad apod.
Převod tabulek mezi oběma programy lze provést poměrně snadno. Pokud převádíme tabulku z Wordu do Excelu, lze to provést pouhým kopírováním. Opačně, tj. z Excelu do Wordu, ji lze zkopírovat také, ale v tomto případě se tabulka sama upraví na formát HTML a všechna čísla se vloží jako hodnoty, nikoliv jako vzorce. Pokud tedy potřebujete zachovat tabulku i se vzorci, musíte ji do Wordu při kopírování vkládat pomocí nabídky Úpravy - Vložit jinak a vybrat si List aplikace MS Excel.

Formuláře
Pro tvorbu nejrůznějších formulářů vám pro začátek postačí obyčejná tabulka, ve které můžete kombinovat ohraničené a neohraničené buňky. Pokud budete potřebovat složitčjší formulář, pomůže vám panel nástrojů Formuláře (nabídka Zobrazit - Panely nástrojů - Formuláře). Do připravené tabulky si tlačítky na tomto panelu můžete vložit textové zaškrtávací políčko, automaticky aktualizovatelné políčko (např. datum, čas, jméno souboru...) nebo rozbalovací seznam. Formulář vytvoříte tak, že každému poli určíte nějaké vlastnosti (pravé tlačítko myší - Vlastnosti) a poté formulář zamknete (tlačítko Ochrana formuláře na panelu nástrojů).

Elekronická komunikace
Je důležité vědět, že zpráva je otevřená i v případě, kdy si ji zobrazujete v tzv. Podokně náhledu. Vypněte si ve svém poštovním programu Podokno náhledu (nabídka Zobrazit), naučíte se rozeznávat zprávy očekávané od nevyžádaných, které, zvláště pokud mají přílohu, klidně smažte. evyžádaný e-mail s přílohou házejte rovnou do koše!

Co s emaily?
Příchozí e-maily, které vidíte ve svém Outlooku, buď zůstávají na poštovním serveru a vy k nim Outlookem pouze přistupujete, anebo se stahují přímo do vašeho počítače. Váš manažer bude mít nejspíše všechna data uložena na serveru, a proto k nim budete mít přístup nejen vy, ale i on, když je na služební cestě.
Příchozí e-maily se shromažďují ve složce Doručená pošta. Pokud je chcete třídit, například podle odesilatele, můžete si v Doručené poště vytvořit další složky, do kterých je po vyřízení budete přesunovat. Pro označení několika e-mailů používejte stejné klávesové zkratky jako u souborů, tedy Ctrl+myš pro označení různých e-mailů, shift+myš pro označení souvislého seznamu zpráv a Ctrl+A pro označení veškerého obsahu složky.
Pro přesun e-mailů do určitých složek lze vytvořit i tzv. Pravidlo (Nástroje - Průvodce pravidly). Doručené zprávy se na základě pravidla řadí do složek automaticky, takže poštu lehce roztřídíte na pravidelné novinky, zprávy od určité osoby anebo zprávy odeslané určité skupině osob, což se hodí zejména členům nějaké pravidelné rozesílky vtipů.
Kromě toho, že k e-mailu můžete připojit přílohu (např. dokument z Wordu, obrázek), vám Outlook nabízí i další zajímavé možnosti. K e-mailu můžete přidat důležitost, příznak pro zpracování nebo např. hlasovací tlačítka. Příznak e-mailu nastaví termín zpracování, a po této době se dotyčnému zobrazí v Doručené poště červeně, takže upozorní uživatele, že mu vypršel termín. Nové můžete ke svým e-mailům připojit i digitální podpis, čímž právně zaručíte, že jste odesilatelem opravdu vy. Digitální podpis můžete získat u tzv. certifikační autority, která vydává podpisy na základě ověření vaší identity.
Z dalších složek, které je dobré při práci v Outlooku využívat, je dobré zmínit složku Odeslaná pošta (Sent Items) - zde jsou všechny vámi odeslané zprávy. Pošta k odeslání (Out-box) - zde se shromažďují odeslané zprávy, pokud jste offline, a Koncepty (Drafts) - zde jsou rozepsané dosud neodeslané zprávy.
E-maily je možné smazat nenávratně, tj. aniž by se přesunuly do složky Odstraněná pošta, stisknutím Shift+Delete. Tento způsob ale doporučuji pouze pokročilejším uživatelům, protože si jinak občas smažete i to, co jste nechtěly.