Organizace sekretariátu

V každé firmě či instituci nalezneme pracoviště, jejichž funkce a poslání jsou totožné. Požadavky na sekretariát se mohou lišit podle velikosti a zaměření firmy a funkčního postavení daného sekretariátu v hierarchii firmy. U velkých společností se klade důraz na reprezentativnost sekretariátu, jinde jsou prioritní pracovní výkony a schopnost sekretariátu zajistit operativní a rychlé řešení vzniklých situací na vysoké profesionální úrovni. Prakticky to znamená, že řešení sekretariátu by se mělo odvíjet od konkrétních požadavků kladených na sekretariát.

Pracoviště sekretariátu

Pokud má asistentka možnost o zařízení kanceláře spolurozhodovat, měla by zvažovat skutečnosti, jako jsou význam sekretariátu ve firmě a dominantní charakter její práce (reprezentace firmy, sekretariát recepčního typu, komunikační centrum interního týmu, koordinační centrum, četnost a charakter návštěv a podobné). V praxi to znamená, že způsob řešení a zařízení by se měl odvíjet od konkrétních nároků a situací.

Situování sekretariátu

Hlavním úkolem sekretariátu je organizování přístupu návštěv do pracovny manažera. Sekretariát by měl být proto umístěn na komunikační ose: vstup - sekretariát - pracovna manažera.

Ve velkých firmách tuto funkci často splňují recepce a sekretariát se soustředí pouze na koordinaci práce manažera.

Současný trend je příliš nevystavovat na odiv množství práce, které je asistentka schopna v jeden okamžik vykonávat, ale spíše působit harmonickým, profesionálním a klidným dojmem. Skutečnost bývá jiná a pod hladinou bývá množství činností, které by měly být vnějšímu pozorovateli skryty.

V menších firmách však zastává sekretariát také funkci recepce pro manažera i pro další pracovníky. V tom případě by měla mít asistentka bezprostřední nebo zprostředkovaný přehled o všech, kteří do firmy přicházejí nebo z ní odcházejí. Sekretariát by měl navazovat na vstupní prostor bezprostředně nebo alespoň opticky (kamerový systém, prosklená stěna). Přitom tento prostor musí splňovat požadavky estetické, tj. nemělo by být bezprostředné vidět do pracovního prostoru sekretářky, bezpečnostní, tj. zajištění ochrany informací, se kterými se bezprostředně pracuje, funkční, tj. možnost samotného výkonu práce, mnohdy propagační, tj. uložení propagačních materiálů o firmě, a úložné, tedy operativní ukládání materiálů, s nimiž se bezprostředné pracuje.

Vybavení pracoviště

Vychází se z konkrétních požadavků na činnosti, které sekretariát vykonává.

Podle toho se řeší vybavení nábytkem a množstvím techniky, která se využívá pro tuto práci. Sekretariát by neměl být řešen jako technické zázemí, kam chodí ostatní pracovníci kopírovat, odkládat poštu, zakládat dokumentaci nebo vyřizovat operativu. I když tyto činnosti nelze občas oddělit, je vhodné je alespoň situovat mimo prostory sekretariátu.

Vnitřní „chaos" firmy by měl být vnějšímu pozorovateli skryt, nemusí nikdo vědět, kolik úsilí stojí ta či ona činnost. Asistentka by si měla být vědoma toho, že bude prioritně hodnocena jako reprezentant firmy, její práce by, přes veškerou náročnost, neměla být vidět. Pracoviště má být zařízeno tak, aby "technika pomáhala", funkčně a esteticky by měla být optimalizována (multifiinkční zařízení bez velkých nároků na prostor), pohyb a práce ostatních pracovníků v prostoru sekretariátu by měly být minimalizovány. Sekretariát má vyšší nároky na úložné prostory než ostatní pracoviště, dále je nutno počítat s plochami, které slouží pro manipulaci s poštou.

Dispoziční řešení pracoviště

Hlavní zásadou, ze které by se mělo při dispozičním řešení pracoviště vycházet, je skutečnost, že asistentka má mít přímý vizuální kontakt s místem příchodů a odchodů návštěv i s pracovištěm manažera.

Standardem by měla být rohová stolová sestava, která zajišťuje dostatek prostoru pro umístění jednoho či více telefonů, faxu, tiskárny a podobně. Můžeme jej doplnit někdy i jednacím stolkem dovolujícím přisednutí příchozích a jednání v sedě.

Komunikační a pracovní zóny

Při řešení komunikační a pracovní zóny je zdůrazňováno její bezprostřední oddělení s respektováním prvků společenského bontonu a zásad firemní kultury. Znamená to, že pracoviště sekretářky by mělo být odděleno od přímého vizuálního či osobního kontaktu s návštěvou (využití pultové nástavby pracovních stolů pro oddělení pracovního nepořádku a zachování důvěrnosti zpracovávaných dokumentů), oddělení šatny nebo prvků osobního charakteru od pracoviště sekretariátu (je možné využít paraván), možnost operativního výři-
zování dokumentů ve stoje.

S návštěvou by asistentka měla jednat vždy na stejné komunikační úrovni, tj. oba v sedě nebo ve stoje. Pracoviště sekretariátu nebo místo přijímání návštěv by na první pohled mělo návštěvníka nasměrovat a informovat ho, jaký postup má zvolit.

Organizace návštěv
Jednou z hlavních funkcí sekretariátu je organizace návštěv manažera. Pracoviště sekretariátu by mělo být vybaveno místem pro příjímání návštěv. Musí to být místo, které umožňuje přijetí v jednu chvíli alespoň dvou až tří osob. Toto místo by mělo poskytovat možnost pohodlného usazení návštěvy, možnost odložit si oděv a poskytnout prostor pro přípravu jednání, možnost poskytnout informace o činnosti firmy (dostupnost propagačních materiálů). Prostor pro sezení návštěv je ovšem vhodné od pracovního zázemí asistentky opět částečně oddělit, a to tak, aby v případě potřeby mohla vést obecnou konverzaci. Jako sedací nábytek pro návštěvy se nejlépe hodí polokřesla, křesla nebo sedací lavice, avšak s větší výškou sedáku, než mají klasické bytové nebo sedací soupravy.

Šatny a odkládání oděvů

Při tvorbě místa určeného pro odkládání oděvů je třeba respektovat základní principy: oddělení prostoru pro odkládání oděvů pracovníků a oděvů návštěv (pracovníci by měli mít možnost odkládat si oděvy do šatních skříní, dobře větratelných s prostorem pro obuv, a odložení náhradního profesionálního nebo společenského oděvu), oděvy návštěv by měly být na očích asistentky nebo recepční, pokud návštěvu přijímá.

Vhodná je i šatní skříň, ale určená pouze pro návštěvy.

Občerstvení
Starost o občerstvení návštěv má ve firmách na starosti asistentka nebo recepční.

Jedná se většinou o přípravu teplých nebo studených nápojů a popř. další malé občerstvení (sušenky, ovoce aj.). Dnes jsou ve firmách hojně využívány samoobslužné automaty, kde se mohou pracovníci v rámci benefitů sami obsloužit. Netýká se to však návštěv.

Tento systém by měl být důsledně oddělen od běžného pracovního ruchu.

Nejlepším řešením je malá minikuchyňka nebo kout v blízkosti pracoviště sekretářky.

Tento prostor by měl být vybaven i reprezentativním nádobím určeným výhradně k profi návštěvám.

Pracoviště manažera

Řešení pracoviště manažera je většinou v rukou odborného architekta, který v kontextu stylu práce navrhne i odpovídající řešení. Řešení je vždy v kontextu s vybavením kanceláře sekretářky a odpovídá velikosti firmy, její kultuře a charakteru práce.
Pracoviště manažera je místem koncepční práce.
Tomu odpovídá i technické a prostorové uspořádání.
Nutné jsou telefony, záznamníky, počítače, minitiskárny, osobní diáře, prezentační technika a videotechnika (pro sdílené porady a konference). Není zde místo pro klasickou kancelářskou techniku, vše musí být úsporné a mobilní.
Manažeři využívají notebooky s možností plošné projekce.
V kanceláři manažera se nepředpokládá ukládání velkého množství materiálů, jsou zde uloženy materiály důvěrného charakteru nebo aktuální agenda.
Úložné prostory slouží k operativní práci, mají být minimalizovány a musí být zamykatelné.
V otevřených prostorách mohou být dekorativní svazky, odborná literatura k navození odborné profesní atmosféry.
Pro ukládání důvěrných materiálů a finanční hotovosti jsou doporučovány trezory zabudované ve skříních.
Současně je vhodné mít k dispozici příruční chladničku a malý bar.
Dispoziční řešení kanceláře manažera je velmi důležité a mělo by respektovat firemní hierarchu a principy jeho fungování.
Pracovní stůl je ideální umístit proti dveřím.
Větší vzdálenost stolu od dveří poskytuje časový prostor pro pozorování příchozího a volbu odpovídajícího způsobu přijetí.
Je možno volit formu oficiálního přijetí u stolu nebo formu neutrálního území a tím setřít výhodu domácího prostředí.
K méně formálním návštěvám jsou využívána křesílka se stolkem.
Pracovna manažera by měla být organizačně i technicky propojena s pracovištěm sekretariátu tak, aby spolu tvořily kompaktní organizační celek, vyjadřující vysokou profesionalitu a současně otevřenost systému.