Organizace dat
Kontakty
Nejen obchodní partnery, ale i své přátele a známé je dobré si shromažďovat v nějaké databázi, abyste je občas mohli vyhledat a oslovit. V Outlooku k tomu můžete použít složku Kontakty. Adresářů ale existuje více. Kromě Kontaktů, kam si ukládáte vlastní záznamy, existují i tzv. Globální adresář, ve kterém jsou zpravidla e-maily všech vašich kolegů. Všechny údaje, které ukládáte, se zapisují pouze do Kontaktů. Globální adresář má k dispozici celý podnik (tzv. ho sdílí) a údaje v tomto adresáři tedy může provádět pouze IT oddělení.
Adresář využijete při psaní nové zprávy. Po klepnutí na tlačítko Komu se zobrazí výchozí (většinou Globální adresář), který můžete změnit v levém horním okně. Pokud často používáte i jiné složky, např. šéfovy, můžete si je ve svém adresáři také zobrazit. Ten, který nejčastěji používáte, nastavte jako výchozí.
Co se týká informací samotných, u každého kontaktu je výhodné vyplnit alespoň jméno, e-mailovou adresu a společnost. Možná budete oponovat, proč i společnost. Protože když zapomenu jméno osoby, s níž jsem jednala, seřadím si všechny kontakty podle názvu společnosti a v mžiku najdu tu pravou osobu. Pokud znáte i více informací, můžete doplnit např. adresy, telefonní nebo faxová čísla. Nezapomeňte, že data ve složce Kontakty můžete použít jako zdroj dat pro Hromadnou korespondenci ve Wordu!
Outlook se dá výborně využít pro připomenutí nějaké speciální události, například narozenin. Jetli tedy znáte v tomto směru „náročnou“ osobu, a ze společenských či jiných důvodů na její narozeniny prostě nesmíte zapomenout, vyplníte u kontaktu i Podrobnosti. Automaticky se poté v Kalendáři vytvoří událost s narozeninami dané osoby, a vy si můžete nastavit datum, kdy chcete být upozorněni.
Tipy a triky s kontakty
Někteří lidé mají neuvěřitelně složité e-mailové adresy, které se člověku nechce ani pamatovat. Takový kontakt uložte hned, když vám od něj přijde nějaký e-mail.
Postup
- V doručené zprávě klepněte pravým tlačítkem myši na jeho e-mailovou adresu a v zobrazené nabídce vyberte Přidat do kontaktů.
- Doplňte ostatní údaje a klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.
Vyplněné a uložené kontakty je možné přeposlat (česky poslal dále) někomu jinému
ve formě jakési elektronické vizitky. Stačí na kontakt ve složce Kontakty klepnout pravým tlačítkem myši a použít funkci Předat ho dál. Tímto otevřete novou zprávu, ke které je přiložena vizitka.
S nárůstem vyplněných kontaktů se prodlužuje i doba, kterou potřebujete k nalezení konkrétní osoby. Až se stane, že pouhým pohledem bude jen těžko možné někoho najít, začnete využívat nabídku Zobrazit a vyhledávat jednotlivé kontakty (např. podle firem). Zkuste si změnit zobrazení kontaktů - nabídka Zobrazil - Aktuální zobrazeni.
Kalendář
Máte klasický papírový diář? Jistě, nic lepšího není. Všechno v něm máte, všude je s vámi, nikdo do něj nevidí. Nebylo by ale přesto výhodnější místo něj používat elektronický diář, který by na vás pípal a připomínal zapomenuté schůzky? Věřte mi, nebylo. Může to být pouze doplněk, protože v okamžiku, kdy se „zaseknete" v ranní dopravní zácpě, a bohužel jen tušíte, že v Outlooku asi právě něco máte, nemůžete si ho v tuto chvíli otevřít. I když v současné mobilní době je tuto chvíli možné zavolat „svou šikovnou asistentku" s otázkou: „Kde mám vlastně být?", popřípadě použít Outlook v mobilním telefonu.
Plánování schůzek v elektronickém Kalendáři se i přes výše popsaná fakta stává další neopomenutelnou součástí každodenní práce. Kalendář v Outlooku má velkou řadu funkcí a výhod. Schůzky je možné tvořit jednorázově i opakovaně, je možné je elektronicky rozeslat a pozvat ostatní účastníky, sledovat podle odpovědí jejich účast a v neposlední řadě je možné Kalendář (nebo i Kontakty) sdílet s další osobou v kanceláři.
Do kalendáře si každý může zapisovat své každodenní aktivity a nastavit čas jejich připomenutí (a to nejen v hodinách, ale i ve dnech, což se u některých událostí opravdu hodí). Dále je možné si vybrat, zda jsem v inkriminované době zaneprázdněna, mimo kancelář, volná a nebo nezávazně mimo.
Opravdu praktická, i když někdy i zákeřná, je možnost plánování schůzek více osobám. Pokud používáte Outlook v celém podniku a Kalendáře všech jsou umístěny na serveru (nikoliv v tzv. Osobních složkách), můžete na schůzku pozvat své kolegy a předem si zjistit, zda mají čas (čímž předejdete zbytečným přesunům termínu). Samozřejmě ne¬uvidíte konkrétní události jednotlivých kolegů (kdo, s kým a kam), ale pouze barevně odlišené úseky, kdy mají něco naplánováno a kdy mají volno.
Postup
- Otevřete Kalendář a klepněte na tlačítko Nový.
- Napište název schůzky a určete její datum a čas.
- Klepněte na záložku Dostupnost účastníků. V tomto zobrazení je možné vidět časový plán jednotlivých účastníků.
- Klepněte na tlačítko Pozvat další, v otevřeném adresáři vyberte jména osob, kte¬ré chcete pozvat a potvrďte tlačítkem OK.
- Nyní můžete zkontrolovat, zda mají pozvaní účastníci čas v době, kdy plánujete schůzku. Jejich zaneprázdněný čas je vyznačen barvou.
- Pokud někomu z pozvaných zasahuje vámi plánovaná schůzka do nějaké události, můžete ji dodatečně posunout.
- Po definitivním naplánování času schůzky klepněte na tlačítko Odeslat.
Všem pozvaným přijde e-mail s pozvánkou na schůzku. Každý má možnost schůzku přijmout, nezávazně přijmout či odmítnout. Organizátor schůzky tedy dostane od každého zprávu, zda se zúčastní. Pokud si tyto zprávy organizátor vymaže (protože zabírají místo v Doručené poště), dodatečné zjistí, jak který kolega reagoval, tedy alespoň jak reagoval elektronicky.
Postup
- Otevřete naplánovanou schůzku v Kalendáři.
- Klepněte na záložku Dostupnost účastníků.
- Klepněte na tlačítko Zobrazit stav účastníků.
Úkoly
Stejně tak jako Kontakty, i Kalendář a Úkoly můžete sdílet se svým nadřízeným nebo podřízeným. Složka Úkoly je jako stvořena pro dlouhodobější projekty, které nemusí být splněny v jeden den, ale např. do konce měsíce. Úkol vytvoříte stejným způsobem jako Událost, tedy klepnutím na tlačítko Nový. Všimněte si, že se toto tlačítko přizpůsobuje složce, ve které právě pracujete (v Doručené poště vytvoří novou zprávu, ve složce Kontakty nový kontakt atd.). Úkol můžete měnit podle toho, jak se vyvíjí (k tomu slouží procento zpracování) nebo ho můžete přidělit jiné osobě (což je mnohem lepší). Princip je stejný jako u Kalendáře. Přidělíte kolegovi úkol a odešlete e-mailem. Dotyčná osoba ho přijme (v což doufáte) a odešle vám zprávu o přijetí. V době, kdy má být úkol splněn, si od něj vyžádejte zprávu o stavu úkolu, kterou rovněž dostanete e-mailem.
Klíčová slova:
