Manipulace s písemnostmi

Cizí, tj. doručená korespondence, a naše vlastní dokumenty se vždy evidují v jediném protokolu (podacím deníku).
Odpověď, tj. vyřízení dokumentu, se připojuje k dopisu, s ním se také ukládá a až do okamžiku zařazení dokumentu do skartačního řízení se od něj neoddělí.

Určený původce

• organizační složky státu, státní příspěvkové organizace a státní podniky
• územní samosprávné celky, totiž kraje, hlavní město Praha, obce s rozšířenou působností (tzv. obce III. typu), obce se stavebním či mat¬ričním úřadem a dále části měst s přenesenou působností
• jimi založené či zřizované složky nebo právnické osoby vykonávající veřejnou správu nebo čítající nad 25 zaměstnanců
• školy i mateřské a vysoké školy, tedy všechny tzv. síťové školy
• právnické osoby zřízené zákonem (např. Ředitelství silnic a dálnic)
• zdravotnická zařízení (fakultní nemocnice, veřejné kliniky, soukromé ordinace aj. včetně církevních zdravotnických zařízení)
• podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku ve vztahu ke statutu a jiným zásadním dokumentům (zakladatelským; organizačním řádům, schématům a řídícím aktům, stanovám; jednacím řádům), dokumentům o změnách subjektu (rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry), dokumentům o zrušení, likvidaci a zániku, dokumentům vrcholového řízení (notářské zápisy z jednání orgánů, výroční zprávy včetně auditu), dokumentům o majetku, dokladům nemovitého vlastnictví, ochranným známkám, finančním dokumentům (účetním záznamům a statistikám, knihám podvojného účetnictví, závěrkám a ročním výkazům), propagačním dokumentům, zejména katalogům a ceníkům, vlastním publikacím a podnikovým kronikám, výrobnímu programu, zásadním zaměstnaneckým dokumentům (kolektivním smlouvám aj.)
• politické strany a hnutí a občanská sdružení, odborové a zaměstnavatelské organizace, církve a náboženské společnosti
• profesní komory, za jistých okolností i jejich členové, pokud z jejich činnosti vznikají veřejné listiny (tj. disponují kulatým razítkem)
• nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti
• likvidátoři a správci konkursní podstaty ohledně dokumentů vzniklých z činnosti původce, který je v jejich péči.

Spisový a skartační řád

• má za úkol zabezpečit řádný a přesný, rychlý a levný, účelný a přiměřený chod spisové služby.
• Jejím odborným garantem bývá, podle velikosti a učlenění původce.
• sekretariát jednatele
• kancelář generálního ředitele
• útvar podatelny
• asistentka tajemníka veřejného úřadu
• oddělení recepce
• šéf administrativní služby holdingu
• odbor vnitřní správy
• kabinet ministra

Archivní orgán

• souhrnné označení pro příslušný archiv, vykonávající u určeného původce výběr archiválií.

Obvykle jím je státní archiv, archiv města nebo akreditovaný archiv,

Číslo jednací (ve zkratce čj., dříve také „č. j.")

• má zpravidla tuto podobu: pořadové číslo zápisu dokumentu do podacího deníku od začátku kalendářního roku lomené posledním dvojčíslím příslušného kalendářního roku doplněné zkratkou původce dokumentu.

Pro usnadnění příjemcovy práce by měla zkratka obsahovat jméno původce.
Pro usnadnění vlastní práce by mělo obsahovat také zkratku z věcného třídníku projednávaných záležitostí, parafu podpisujícího, popř. číslo útvaru.
Souhrnný příklad: 158/05-MSS-Osv.3-VŠť-3400

Podací deník (v listinné podobě)

• je kniha evidence doručených a vzniklých dokumentů zároveň.

Praktické je, aby u původce byl jediný.
Ovšem množství podacích deníků závisí na zvoleném způsobu organizace spisové služby (centrální x decentralizovaný model).

Dokument

• je informace trvalé podoby bez ohledu na hmotný nosič a formát, ev. rozměr.

Dokumentem jsou myšleny také svazky.

Spisovna - registratura
zařízení specifických charakteristik a vybavení.
Slouží ke střednědobému, leč dočasnému ukládání vyřízených dokumentů,

Archiv (pokud ho zřizuje sám původce)

• zařízení akreditované archivním orgánem sloužící k trvalému uložení dokumentů vybraných jako archiválie (jejich označování, jejich výběr).

Pokud soukromoprávní původce akreditovaný archiv nezřídí, může mít archiválie vzniklé ze své činnosti uloženy u sebe, tzv. mimo archiv.

Spisová značka (ve zkratce zn.)

• pomocné označení referentovo pro důležité, obsáhlé a zejména dlouhodobé záležitosti.

Šikovné je veškerá podání označit, kromě čj., u referenta jím vytvářenou zn. (tu ponese trvale celý spis, jehož čj., jak uvidíme, je více).
Příklad: Výstavba bytového domu Zelené údolí 2006 -„VBTZEL2006"; označení zůstává stejné až do ukončení projektu v roce 2008.

Spisový znak (ve zkratce SZ)

• určuje, kde bude dokument ve spisovně uložen.

Dříve se nazýval ukládací znak, slangově též signatura [12261]

Skartační znak a skartační lhůta

• je nerozděiitelná dvojice, vyjadřuje, jakým způsobem a v jaké době se s dokumentem naloží.

Příklady: A 2008 znamená „zařadit dokument do skartačního řízení po 1. 1. 2008 a vybrat ho jako archiválii k trvalému uložení v příslušném archivu",
5 S znamená „stoupa, do skartačního řízení zařadit pět let po uzavření spisu nebo ukončení jeho platnosti"

Spis

• soubor všech dokumentů týkajících se téže věci.

Má tedy dokumenty s různými čj., evidován je zpravidla pod dokumentem s nejvyšším, tj. „nejmladším" pořadovým číslem jeho zápisu v podacím deníku [18753].