Charakteristika projektu
Často bývá výrazem projekt označována ona složka dokumentace, podle které se něco bude dělat, nebo že projekt je vlastně každý nový výrobek, který zavádíme, anebo je to každý velký úkol, který je v podniku řešen, přičemž ani způsob řešení, ani organizace zdrojů a práce pro toto řešení a ani předávání výsledků se nijak neliší od běžných pracovních postupů podniku. To vše jsou pouze parciální významy slova „projekt".
Význam slova projekt
"... jedinečná soustava činnosti směřujících k předem stanovenému a jasně definovanému cíli, která má určený začátek a konec, jež vyžaduje spolupráci různých profesí, váže jejich kapacity a jejich úsilí a využívá (případně spotřebovává) pro vytvoření cílových výstupů informace, materiál, peníze, schopnosti a dovednosti zúčastněných lidí.
Projekt je jednorázová transformace vstupů (informace, prostředí, materiál, peníze, schopnosti a dovednosti zúčastněných lidí) na výstupy - cílové produkty, za pomocí vývojových činností, uspořádaných do etap, kroků a úkonů) a koordinovaných řídicími činnostmi.
Projekt vždy zaměstnává skupinu lidí a ovlivňuje jiné skupiny lidí.
Projekt je vždy spojen s rizikem neúspěchu, poněvadž je jedinečný a nikdy zcela přesně nevíme, co nás v průběhu jeho realizace čeká nebo zaskočí.
Právě tato nejistota, jedinečnost a rizikovost jsou pro projekt zásadní. To je to, co jej odlišuje od jiných (rutinních) činností v podnicích.
Abychom projekt úspěšně zrealizovali, musíme jej řídit a uřídit. Abychom však
mohli projekt řídit k úspěchu, musíme mít nějaký scénář či osnovu, plán.
Aby však plán projektu byl použitelný a měl naději na úspěch vytvářející, musí být zakotven v širších souvislostech okolí projektu, tedy musí být vytvořena tzv. strategie projektu. Často právě ona, či spíše její nedostatek, bývá příčinou neúspěchu projektu. Většina neúspěšných projektů, k nimž jsem byl přizván, abych postiženým ukázal příčiny neúspěchu a naučil je pro příští projekty lepší cestu, měla kořeny svého neúspěchu právě ve strategii projektu.
Konečně ono „učení se lepší cestě" není jenom záležitostí neúspěšných projektu. Zlepšování patří ke každému projektu. Právě pro tu jedinečnost každého projektu je třeba systematicky pracovat na tom, aby se naše schopnosti realizovat projekty zlepšovaly. Jinak zůstaneme v této oblasti věčnými učni, kteří se k mistrovství nepropracují nikdy.
Je třeba soustředit pozornost na čtyři témata:
- strategie projektu
- plány
- řízení
- zlepšování
Když se cíl nedosáhne včas, ale se zpožděním, málokdy je výsledek vnímán jako úspěch. A bylo-li cílem např. být první internetovou bankou v republice, pak zpoždění termínu (byť by banka byla jinak zcela excelentní) může být totálním neúspěchem. Konečně málokterý manager prohlásí za úspěch, jestliže očekával investici 1 milion, a výsledek jej přišel na 2 miliony.
Úspěch projektu znamená splnění cíle ve třech dimenzích:
- věcné (CO se má udělat),
- časové (KDY se to má udělat)
- a nákladové (ZA KOLIK se to má udělat).
Tomu, že každý projekt má třídimenzionální cíl, říkáme, že projekt je vždy řízen tzv. trojimperativem projektu.
Trojimperativ vždy definuje:
- specifikaci provedení (tj. CO a v jaké kvalitě má být provedeno)
- časový plán (KDY má být co provedeno)
- náklady na provedení jednotlivých činností (nejprve ve spotřebované práci a pak v penězích)
Ne náhodou trojimperaliv projektu odpovídá tomu, jak je v obchodním zákoníku vymezena smlouva o dílo. Každá smlouva musí obsahovat specifikaci plnění (CO), termíny (KDY) a cenu (ZA KOLIK), aby to vůbec smlouva byla.
