Úpravy písemností

Jak se píše datum

Při číselném vyjádření měsíce se píše datum v odvolacích údajích, při vyplňování rubrik a v sestavách sestupně, tedy měsíc a den se vyznačují dvojmístně a jednotlivé údaje se spojují spojovníkem. Sestupný způsob psaní kalendářních dat (rok-měsíc-den) je analogický s psaním časových údajů (hodina-minuta-sekunda). Je možná ještě další varianta: psát datum sestupně s pomlčkami nebo vzestupně s tečkami. Ale pozor: tato podoba nepatří do textu dopisu. Vyjadřuje-li se v souvislém textu měsíc číslicí, píše se datum vzestupně, den a měsíc jednomístně. Při slovním vyjádření měsíce se datum píše vzestupně.

Příklady

• 2001–04-21
• 23.12.2008
• 1999-11-24
• 99-11-24
• Olomouc 1. října 2002
• 1972-09-02
• 1976-05-31
• 2000-04-26
• Zadali jsme vám reklamaci 16. 3. 2001

Doporučení

I když je možné kalendářní rok vyjádřit dvojčíslím běžného roku (například místo 2007 stačí jenom 07), datování písemností, zvláště důležitých, je vhodnější vypisovat plným letopočtem.

Jak se vypisuje čas

Časové údaje se píší sestupně, dvojmístně a oddělují se dvojtečkami. Hodiny, minuty a sekundy lze krátit značkami h, min, s nebo vypsat slovy.
Příklady

• 12:30:50
• 10:30 h.
• 09:15
• v 19 hodin

Jak se píší peněžní částky

Při psaní peněžních částek se z bezpečnostních důvodů připouští vkládat mezi trojice číslic tečku.
Zaokrouhlená čísla lze uvádět bez desetinných míst
Příklady

• 60.700 Kč
• Půjčka 1.350.000 Kč
• Kč 2.350,-
• Ale pozor: 1 500 m, 2 300 kg

Při psaní čísel v sestavách se vždy vychází od desetinné čárky. Nejsou-li udány desetinné hodnoty, vypisují se nuly. Součty se podtrhávají v textovém editoru dvojitou čáru, na psacím stroji rovníkem.

Jak se píše adresa na obálkách

Adresa na obálkách se umísťuje vpravo, u okénkových obálek s okénkem vlevo také na levé polovině. Adresy se píší nebo tisknou buď přímo na obálky, anebo jsou viditelné v adresním okénku. Časté je také nalepení adresního štítku tištěnou adresou na poštovní zásilku. Rozměry, umístění, obsah a úprava adres jsou stanoveny nornou ČSN ISO 11180 Poštovní adresování (1996) a Poštovní adresování (1996) a Poštovními podmínkami České pošty, s.p. (upravené platí od 1. ledna 2002).

Adresu na obálkách umisťujeme do její pravé dolní čtvrtiny rovnoběžně s její delší stranou. Píšeme ji s jednoduchým řádkováním, bez vynechávání volných řádků. Velké poštovní obálky C4 mohou mít adresní údaje napsané i hustou řádkování 1,5, norma připouští i umístění rovnoběžně s její kratší stranou (v praxi se téměř neobjevuje).

Jak se píše adresa v dopisech

Adresa v dopisech se umísťuje vpravo nebo vlevo. Na dopisních předtiscích je místo adresního pole vyznačeno orientačními body, které nahradily adresní rámeček.

Podle typu okénkové obálky je častěji vpravo, ale může být i v levé polovině dopisního předtisku.

Adresové pole je prostor pro poštovní adresu, jeho výška je stanovena na 9 řádkovacích roztečí při jednoduchém řádkování. Adresové pásmo adresového pole určuje maximální plochu, do které lze vepsat adresu adresáta = 6 řádků při jednoduchém řádkování. Je ohraničeno třemi orientačními značkami.

Nad adresovým polem v pásmu 10 mm se nesmějí uvádět žádné údaje.

Proto se např. údaj Doporučeně píše 10 mm nad adresovým polem ve svislici s řádky adresy.

Změnou, se kterou se budete setkávat stále častěji, bude skrytí orientačních bodů a značek na výtisku obchodního dopisu s předtiskem, které se ve Wordu objevují na obrazovce, ale netisknou se.

Údaje Doporučeně (vnitrostátní zásilka), Recommande (do zahraničí), Par avion, Prioritaire se píší s počátečním velkým písmenem, nezvýrazňují se a nedělá se za nimi žádné interpunkční znaménko.

Určení místa dodání lze nahradit údajem poštovní přihrádka (p. p.). fyzickým osobám je možné adresovat poštovní zásilku „poste restante“.

Rodné číslo ani datum narození se neuvádí.

Poštovní směrovací číslo se člení po třech a dvou číslicích (530 02), název adresní pošty se odděluje dvěma mezerami (na PC použijeme pevnou mezeru) a píší se na jednom řádku.

Slovo pošta ani zkratka p. se nepíše.

Záludnosti adres

Název adresní (dodávací) pošty v adresách pošta vyžaduje psát velkými písmeny. Adresa musí obsahovat jednoznačné označení adresáta dopisu i přesné a úplné místí údaje.

Dopisy právnickým osobám uvádějí název firmy, podniku, úřadu nebo oficiálně užívanou zkratku organizace, její právní formu (slovo firma jen tehdy, pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby), obor podnikání (je-li to účelné), podle potřeby označení organizační složky (závodu, oddělení), nebo jméno pracovníka.
Příklady

• Firma Václav Hampl, železářství
• Obchodní zástupce J. Stejskal

Oslovení

V dopisech fyzickým osobám se uvádí v prvním řádku oslovení pan, paní, slečna, často ve spojení vážený, vážená, titul, hodnost, jméno a příjmení adresáta, funkce (je-li to vhodné), podle potřeby zpřesňující údaj (u p. Veselého).

Odvolací údaje

Odvolací údaje byly rozšířeny o možnost uvést účastnické číslo telefonu, číslo faxu, adresu elektronické pošty, uvádějí se ve sloupcové nebo řádkové úpravě.

Na dopisní papíry si mohou firmy předtisknout potřebné údaje k navázání komunikace. Pořadí údajů však musí byýt zachováno. Může se uvádět číslo mobilního telefonu. Na zápatí stránky se píše údaj, zda jsou osoby zapsané v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci a také údaj o tomto zápisu včetně spisové značky.

Telefonní a faxová čísla

Telefonní a faxová národní čísla a čísla mobilních telefonů jsou devítimístná a člení se po trojicích. Pokud se uvádějí čísla pro zahraniční partnery, je to nejprve přestupný znak (+), číslo České republiky (420) a pak teprve devítimístné národní číslo, např. +420 654 749 230.

Čísla mobilních telefonů začínají trojmístným číslem předvolby, člení se po trojicích a oddělují se od předvolby mezerou.

Věc už se nepíše

Byl vynechán předtisk Věc. Pod posledním odvolacím údajem se po vynechání dvou řádků napíše jen heslovité vyjádření obsahu dopisu. Začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou. Zvýrazní se podtržením nebo tučným písmem. V praxi se objevuje použití obou způsobů zvýraznění současně, ale není to nutné.

Odstavce

Začátky odstavců se píší od levé svislice v tzv. blokové úpravě nebo se odrážejí. V obchodní a úřední korespondenci má přednost bloková úprava levého okraje textového sloupce, výjimkou jsou osobní dopisy a písemnosti zvláštního charakteru.

Podle obsahu se text člení do odstavců. Začátek odstavců musí být v celém textu písemnosti jednotný.

Při jednoduchém řádkování se mezi odstavci řádkuje dvakrát, při řádkování 1,5 se při blokové úpravě řádkuje dvakrát nebo se meziodstavcové mezery pouze zvětší.

Zarovnání vpravo

Uvádějí se zásady pro zarovnání pravého okraje. Pravý okraj se píše nezarovnaně nebo se automaticky zarovnává. Na konci řádku nemají za sebou následovat více než tři řádky dělenými slovy. Při automatickém zarovnání vznikají při volbě písma Courier (neproporcionální písmo, odpovídá písmu psacího stroje) velké mezery mezi slovy nebo při nezarovnaném pravém okraji dochází k velkým rozdílům mezi délkou řádku. Rozdíl by neměl být větší než 5 úhozů.

Zarovnání do bloku

U obchodních a úředních dopisů se zavádí bloková úprava. Bloková úprava, v zahraničí už dlouho vyzkoušené a osvědčená, usnadňuje a urychluje zhotovení písemnosti. Při použití blokové úpravy všechny odstavce začínají od levé svislice, podpis se také umisťuje od levé svislice (ale může být umístěn i vpravo), vypracování je rychlejší. Tento způsob můžete použít jak na dopisních předtiscích se sloupcovou úpravou nebo řádkovou úpravou odvolacích údajů, tak na tzv. hlavičkovém papíře. Méně se vyskytuje při psaní osobních dopisů.

Pozor na chyby

Při automatickém zarovnávání pravého okraje – jeho blokové úpravě – musíme před vytištěním zkontrolovat, zda nedošlo k chybám. Např. na konci řádku je uveden titul a až na dalším řádku jméno nebo nesmí být rozdělena značka měny a konkrétní částka; neslabičné předložky s, z, v, k, nesmějí zůstat jako poslední znak na řádku.

V zahraničí se všeobecně používá bloková úprava levého okraje, u nás se již také postupně prosazuje.