Dopis

Dopis je základní formou písemné komunikace. Podle zvoleného formátu (nejčastěji A4) můžeme plochu dopisního papíru, kterou máme k dispozici, zhruba rozdělit na 3 pásma (odpovídá přeložení listu do třetinové obálky).

Do první třetiny pásma patří záhlaví dopisu (název firmy, její sídlo, příp. značka atd.), bývá také graficky upraveno. Je zde vyznačeno adresové pole a pásma, odvolací údaje buď v sloupcové nebo řádkové úpravě.

Druhou část uvádí heslovité vyjádření věci, tj. specifikace předmětu dopisu. Následuje text dopisu: oslovení, důvod, proč píšeme, co potřebujeme a navrhujeme, závěrečná zdvořilostní věta a pozdravná formule.

Ve třetí části uvádíme náležitosti dopis ukončující: razítko, vlastnoruční podpis, vytištěné jméno a funkci pisatele, vyznačení příloh, rozdělovníku (na vědomí).

Záhlaví a zápatí

V zápatí jsou předtištěné doplňující a potřebné informace odesilatele.
Druhá část, tzv. vertikální střed, může být podle obsažnosti dopisu zvětšena oběma směry (nahoru i dolů), např. při použití hlavičkového papíru. U dopisních předtisků je v podstatě vertikální střed stanoven.
Uspořádání záhlaví dopisu není normou stanoveno, je však nutno pamatovat na prostor pro umístění prezentačního razítka v pravém horním rohu.

Sloupcové odvolací údaje jsou tištěny vlevo od adresovaného pole, méně často vpravo.

Člení se do tří skupin prázdnými řádkami

• Vaše značka, Ze dne, Naše značka (úřady předtiskují číslo jednací – čj.)
• Vyřizuje, telefon, linka, fax, e-mail
• Datum

Řádkové odvolací údaje jsou také v normě stanoveny, je to však úprava už méně často užívaná. Údaje se vpisují pod první písmeno předtisku a nesmějí přesáhnout pod další předtisk. Je-li údaj delší, je nutno jej napsat do dvou řádků.
Dopisní papír bez předtištěných odvolacích údajů se záhlavím se nazývají hlavičkové dopisní papíry. Pod záhlavím se obvykle uvádí spis. Značka, číslo jednací i kdo dopis vyřizuje, spojení, např. Ko/418/50.

Vlastní text dopisu

Vynecháním řádků uvádíme na začátku dopisu prostor pro vlastní text dopisu.
Oslovení uvádíme na začátku dopisu, je to projev zdvořilosti. Mezi vyjádřením věci a oslovením se vynechávají dva řádky (podle zvolené hustoty řádkování a délky sdělení).

Začíná vždy od levé svislice, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek.
Nejčastější způsoby oslovení v obchodních a úředních dopisech

• Vážený pane doktore,
• Vážený pane řediteli,
• Vážená paní profesorko,
• Vážený pane Navrátile,
• Paní Dolejská,
• Pane předsedo,
• Vážený pane poslanče,
• Pane Dvořáku,
• Milý kolego,
• Vážené paní a pánové,
• Vážení obchodní přátelé,
• Vážení,

Má-li adresát titul, řídící či jinou významnou funkci, dáváme přednost při volbě oslovení funkci, pak titulu, záleží i na tom, čeho se obsah dopisu týká.

Členění dopisu
Pro obchodní a úřední písemnosti se používá jednoduché řádkování.

Text se člení do odstavců, mezi nimi se vynechává jeden řádek. Na nepředtištěných listech formátu A4 se vynechává levý i pravý okraj široký 25 mm. Na dopisních papírech s předtištěnými odvolacími údaji je vzdálenost předtisku od levého a pravého okraje papíru 20 mm. Také horní a dolní okraj má výšku 20 mm.
Pozdrav se považuje za delší odstavec.

Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce.

Od posledního řádku textu se odděluje jedním prázdným řádkem.

Může být také součástí poslední věty či souvětí.
Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem

• S pozdravem
• S přátelským pozdravem
• S uctivým pozdravem
• Se zdvořilým pozdravem
• Se srdečným pozdravem

Jestliže se použije razítko firmy, podniku nebo úřadu, otiskne se nad vlastnoruční popis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulaté razítko se otiskuje doprostřed pod textový sloupec.

Při blokové úpravě písemnosti se podpis umisťuje od levé svislice. Pokud volíme úpravu s odráženými odstavci, podepisujeme se vpravo (doprostřed pravé části A4). Podpis odpovědného pracovníka se tiskne titul, jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě) a na dalším řádku jeho funkce. Nad vytištěným jménem a příjmením musí zůstat místo pro vlastnoruční podpis.

Jsou-li na písemnosti dva podpisy, vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší.

Je-li na písemnosti více podpisů umísťují se po dvojicích 3 až 4 řádky pod sebou.

V.r., v.z., parafy

Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka vytiskne s poznámkou v. r. (vlastní rukou) za jménem, neodděluje se čárkou.

Zkratku v z. (v zastoupení) uvádíme před jménem pracovníka, který má podpisové právo a písemnost podepsal.
Doporučení: Při ukončení dopisu se vyžaduje zachování pořadí: razítko (obdélníkové), vlastnoruční podpis, vytištěné plné jméno i s titulem, funkce.

Jestliže dopis koncipoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše, předkládá se mu před podepsáním ke kontrole a k parafování, tedy k napsání značky zkráceného podpisu. Parafují se jen neodesílané kopie na levém dolním okraji, u vícestránkovým důležitých dokumentů (např. smlouvy) na všech stránkách.

Přílohy, rozdělovník
Přílohy, které k dopisu přikládáme, se uvádějí od levé svislice po vynechání 2-4 řádků. Mohou se uvést počtem (pokud je vyjmenujeme v textu), nebo slovem Příloha (pokud je v textu citovaná). Více příloh můžeme také vyjmenovat pod nadpisem Přílohy, tak zvýrazníme, ale jednotlivé přílohy již ne. Nepoužíváme žádné členící znaménko na konci.

Pod přílohami se po vynechání dvou prázdných řádků uvádí rozdělovník. Na vědomí nebo kopie, nedělá se za nimi dvojtečka. Údaje se píší pod nadpisem od levé svislice.

Zákonitosti psaní delších dopisů

Píšeme-li delší dopisy na více stránek, následující stránky se v praxi pouze číslují.

Lze psát na rub dopisního papíru, ale vhodnější je psát na další list.

Značkou ./. se upozorňuje na pokračování na rubu.

Stránka nesmí končit nadpisem, text nekončí rozděleným slovem.

Začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň dva řádky.

Pokračovací listy mohou mít také v záhlaví předtištěný název a adresu odesílající organizace, na dalším řádku spisovou značku, datum a číslo stránky.

Utajované skutečnosti

Písemnosti obsahující utajované skutečnosti se označují v pravém rohu nahoře nebo vpravo vedle heslovitého vyjádření věci, tj. obsahu dopisu, razítkem nebo velkými písmeny.