Písemnosti při organizaci porad

Pozvánka na poradu

Pozvánky na porady a jednání by měly být připravovány s náležitou pozorností.

Mají by obsahovat všechny potřebné údaje pro příjemce tj.:

• pořádající organizace
• název akce
• den, datum a doba začátku
• místo konání (přesně specifikované)
• program jednání (jména referujících)
• předpokládaná doba trvání
• informace organizačního charakteru (doprava, ubytování, stravování aj.)

Z důvodů plánování času manažerů se pozvánky na porady posílají týden předem, na důležitá jednání, semináře, workshopy s měsíčním předstihem. Konference s mezinárodní účastí je vhodné distribuovat ještě dříve. Pro akce závažnějšího charakteru jsou písemné pozvánky u VIP doplněny osobním dopisem nebo telefonickým pozváním.

Pokud jsou součástí pozvánky i další písemné materiály nutné k prostudování, je jejich distribuce nutná včas, aby je bylo možno prostudovat a připomínkovat.

Náležitosti pozvánky

• název organizace s přesnou adresou a dalšími kontaktními údaji
• název akce (s bližší specifikací)
• termín
• místo konání
• program (body + referující)
• místo vyhotovení + datum
• podpis + funkce

Prezenční listina

Při organizaci porad je třeba včas myslet na zhotovení prezenční listiny. Charakter prezenční listiny je dán povahou porady. Jedná-li se o stálý okruh účastníků, jsou zde uvedeni celým jménem, pokud se zúčastňují pravidelně organizace s různými zástupci, jsou uvedeny názvy organizací a jména účastníků se potom doplňují až při prezenci.

Pro schůze a jednání s proměnlivým okruhem účastníků se zhotovují prezenční listiny beze jmen a organizací. V takovém případě je vhodné požádat účastníky o poskytnutí vizitky, kde jsou všechny důležité informace a není potom nutno účastníky za těžovat složitým vyplňováním různých údajů. V současné době bývá dobrým zvykem u různých typů PR akcí poskytovat zúčastněným na vyžádání nebo automaticky prezenční listinu s kontaktními údaji všech zúčastněných. V takovém případě má prezenční listina charakter prezentačního materiálu a jako s takovým by se s ní mělo zacházet.

Účastníci akce by však měli být srozuměni se skutečností, že jejich kontaktní adresa bude takto poskytnut. Ne vždy bývá zájmem všech zúčastněných být podobným způsobem prezentován.

Náležitosti prezenční listiny

• pořádající organizace
• název akce
• datum a místo konání
• tabulka: pořadové číslo, titul, jméno, příjmení (tiskacím písmem)
• útvar - organizace aj.
• vlastnoruční podpis
• poznámka
• 
  

Zápisy z porad

Písemný doklad o průběhu schůze, porady, konference nebo jednání. Zhotovitel zodpovídá za správnost údajů uvedených v zápisu, v případě nejasností je nutno informace ověřit na místě nebo dodatečně. V případě nejasné formulace je nutno sjednal jednoznačné formulování daného problému.

Druhy zápisů

• stručný zápis - hlavní body jednání, rozhodnutí, ke kterým se dospělo, úkoly z jednání vyplývající
• podrobnější zápis - při důležitějších poradách, uvádějí se jména diskutujících, obsah referátů, na přání účastníků se zapisuje zaprotokolování připomínek v doslovném zněnídoslovné zápisy Jsou pořizovány při jednáních legislativních, v parlamentu, významných konferencích, jejichž výstupy jsou publikovány, zápis se stenografuje a potom přepisuje, současně se pořizuje zvukový záznam.

Náležitosti zápisu

• v záhlaví název organizace
• druh porady
• datum (doba) a místo konání
• jmenovité uvedení přítomných (popř. odkaz na prezenční listinu)
• záznam, kdo schůzi zahájil, řídil
• program a průběh jednání
• závěry
• úkoly vyplývající z porady
• jména pracovníků odpovědných za plnění úkolů